“La DSI a, elle aussi, droit à sa solution intégrée pour piloter et mettre en performance ses activités.”

Avant Abraxio, nos principales difficultés se concentraient autour de trois irritants majeurs. Premièrement, une gestion de projet trop artisanale : bien que nos projets soient encadrés par des méthodes formalisées, nous utilisions des outils comme Access ou Excel, rendant la consolidation de l’information difficile en vue portefeuille.

Ensuite, la difficulté à disposer d’un processus simple et efficace pour la gestion budgétaire de la DSI qui reste complexe et chronophage. Un processus qui permet de construire et restituer facilement le budget.

Enfin, l’enjeu de décloisonner et d’ouvrir la DSI : il était impératif de sortir d’une approche trop autocentrée et d’améliorer la communication avec les Métiers, avec les autres directions support et avec la DAF. Pour cela, il nous fallait absolument monter en gamme sur la pertinence et le professionnalisme de la gestion des données relatives à l’activité de la DSI.

La première étape pour dépasser ces difficultés, c’est bien de réaliser qu’il y a un vide à combler et de comprendre que la DSI a, elle aussi, droit à sa solution intégrée pour se manager. Nous travaillons tout au long de l’année pour accompagner les autres Métiers de l’entreprise à choisir et mettre en place des solutions adaptées à leurs activités. Alors que de notre côté, nous sommes souvent noyés dans nos bases et fichiers Excel ou nos développements internes pour répondre à nos propres besoins de fonctionnement. À ma connaissance il n’y a – à part Abraxio – rien de comparable sur le marché pour outiller efficacement les activités de la DSI.

Abraxio est donc venu combler ce vide, offrant enfin une solution intégrée adaptée à nos besoins. Ce qui est particulièrement appréciable, c’est que la plateforme est nourrie de nos problématiques de DSI. Les équipes Abraxio connaissent bien notre métier, ayant un vécu de manager et d’utilisateur de l’autre côté de la barrière. Pour démarrer l’utilisation, cela permet tout de suite de rentrer dans le vif du sujet et d’adapter l’usage de la plateforme à notre propre contexte.

Je suis arrivé chez BERT&You fin 2015, et dès 2017, une feuille de route globale pour la refonte du SI a été établie. En 2021, nous avons lancé un programme ambitieux de digitalisation de nos activités transport. Ce programme, baptisé TED, qui comprenait trois projets métiers menés par des ressources mutualisées au sein la DSI, représentait un défi considérable en termes de planning et de respect des budgets. Il offrait également une opportunité de décloisonner la DSI, de faire du marketing interne et d’expliquer nos activités de manière pédagogique.

Pour asseoir la crédibilité du programme, nous avions donc besoin d’une solution de gouvernance capable de répondre à ces enjeux et de gommer les irritants évoqués plus haut. Abraxio a apporté des réponses concrètes pour nous aider à relever le défi, notamment en améliorant la gestion du portefeuille projets, en simplifiant le pilotage budgétaire et en facilitant le décloisonnement de la DSI à travers un reporting calibré et harmonisé.

Dans le cadre du programme TED, nous avons commencé par outiller la gestion d’un portefeuille de projets. Nous avions l’habitude de gérer des projets, mais pas de les consolider en vue portefeuille. En intégrant nos projets dans un portefeuille, en l’occurrence celui du programme, nous avons pu progressivement mettre en place la saisie des temps. Cela a été crucial car si l’on valorisait bien auparavant les coûts externes, on oublie que la majorité des coûts d’un projet sont des coûts internes. Cela a facilité la prise de conscience au niveau du Comité de Direction du coût réel et complet d’un projet SI.

La saisie des temps a d’abord été déployée au sein des équipes de la DSI, puis étendue aux acteurs Métiers des projets par l’intermédiaire des chefs de projet DSI, permettant ainsi de générer des rapports simples mais précis sur le suivi des charges internes de chaque projet (nombre de jours homme et €).

Ensuite, nous avons naturellement adressé la gestion budgétaire, car toutes les données sont liées dans Abraxio, puis la gestion des fournisseurs et des contrats.

La plateforme permet d’aller très loin dans le management des activités de la DSI tant en termes de couverture fonctionnelle que de profondeur des fonctionnalités. Abraxio a été force de proposition et de conseil dans cette implémentation en nous suggérant de ne pas aller trop vite et d’avancer étape par étape.

Le premier bénéfice est la réussite de notre programme de transformation, avec trois projets menés à leur terme en tenant nos engagements et nos objectifs de budget, de planning et de qualité. Abraxio nous a par exemple apporté des outils simples de suivi du plan de charge et de pilotage du capacity planning, permettant de partager les points critiques en Comité de Direction et d’arbitrer efficacement pour tenir le planning.

Pour répondre aux enjeux et encadrer les risques, nous avons mis en place des revues régulières du programme lors desquelles chaque chef de projet devait nous présenter un « bulletin de santé » de son projet. Pour ce faire, nous avons adopté une approche très pragmatique en généralisant l’utilisation du template de Flash report d’Abraxio. Cela nous a permis de mettre en place un reporting formalisé, restitué de façon homogène avec les mêmes éléments clés sur l’ensemble du portefeuille, et sous un format uniforme dans PowerPoint. Cela apporte une réelle valeur ajoutée en termes de gouvernance, de communication et de pédagogie, notamment pour les comités de pilotage et la Direction.

Le deuxième bénéfice immédiat est la gestion des fournisseurs. Avec un référentiel unique, centralisé et partagé au sein de la DSI, mais aussi avec les services achats et juridiques, nous ne perdons plus de temps à rechercher les coordonnées des bons contacts, les procédures de travail pour contacter le support et nous ne ratons plus d’échéances de reconduction de contrat grâce aux alertes automatisées. L’évaluation régulière des fournisseurs et le suivi des fournisseurs dits « critique », implémentés dans Abraxio, sont particulièrement appréciés lors des audits de suivi ou de renouvellement de nos certifications ISO. Cela a également apporté une plus grande autonomie aux équipes de la DSI en ouvrant l’information et en la rendant accessible à tous. Le goulot d’étranglement du « sachant » disparait.

Le troisième bénéfice, et il a une énorme valeur, est la simplification incomparable de la gestion budgétaire. Si je prends l’exemple de la préparation budgétaire d’un nouvel exercice, ce qui me prenait auparavant plusieurs semaines de travail dans de multiples fichiers Excel avec formules de calculs, liaisons, TCD et mises en forme conditionnelles est maintenant réalisé en deux semaines, avec la production d’une copie présentable en Comité de Direction pour les premiers arbitrages. J’ai également pu déléguer la responsabilité de leur périmètre budgétaire à mes N-1, ce qui allège ma charge et les responsabilise. Je m’impose la production d‘arrêtés mensuels qui me permettent à la fois de comparer facilement les écarts par rapport au budget de référence et d’alerter sur les dérives, et d’anticiper la préparation budgétaire du prochain exercice.

On met toujours en avant les projets mais nous ne devons pas oublier les activités courantes de la DSI – que constituent le Run et le MCO, qui « consomment » le gros des ressources. Être en capacité de communiquer avec des éléments factuels sur ce qui occupe les équipes, le partager et brainstormer avec elles sur comment travailler autrement, est fondamental pour gagner en efficacité et se recentrer sur les activités à plus forte valeur ajoutée.

Abraxio a également grandement facilité les échanges avec le contrôle de gestion et la comptabilité en nous permettant de mettre en place une gestion plus précise et proactive du suivi de nos dépenses. La gestion de l’engagé nous permet de savoir en temps réel où nous en sommes, alors que nous avions auparavant facilement 1,5 à 2 mois de décalage pour simplement constater les factures. Désormais, en deux clics de souris, on peut connaitre au mois le mois les charges prévisionnelles et réelles , les comparer aux revenus prévisionnels et obtenir un cumulé avec les écarts.C’est très précieux.

Les discussions avec la DAF et le CODIR ont gagné en clarté et fluidité. Si nous gérons notre budget en cash out, nous pouvons également leur présenter en P&L. La plateforme permet également de gérer les notions de Capex et d’Opex et d’expliquer leur impact, d’une année sur l’autre : c’est presque devenu un jeu d’enfant de montrer comment de l’investissement se transforme en fonctionnement. Toutes ces vues immédiatement mises à disposition par Abraxio contribuent à une meilleure pédagogie autour de notre budget.

Je recommande clairement Abraxio et je conseillerais aux DSI de ne pas brûler les étapes dans la mise en œuvre de la plateforme, d’avancer progressivement en fonction de leurs objectifs de pilotage, car la plateforme est très riche. Pour faciliter l’appropriation des équipes et les faire adhérer aux changements de pratique, il est intéressant de commencer par les aspects qui facilitent leur quotidien, comme le suivi des fournisseurs et des contrats, ou la saisie des temps. Et bien entendu d’utiliser les modules de rapports qui permettent de partager les résultats pour s’améliorer. Cela montre immédiatement des bénéfices concrets.