“J’ai eu un véritable coup de cœur pour Abraxio ; c’est l’outil dont je rêvais depuis longtemps.”

Asmodee est un groupe en très forte croissance. Logiquement, cela se traduit côté DSI avec de gros enjeux sur le build, le delivery projet. Notre challenge au quotidien, c’est d’assurer le triptyque coût/délai/qualité.

Comme on mène énormément de projets de front, on a d’autant plus besoin de visibilité sur l’ensemble, ce qui implique de centraliser nos sources d’information : budget, facturation, avancement de chaque projet. S’ajoute à cela notre environnement multi-entité, qui nécessite de pouvoir gérer des recoupements et notamment des refacturations par société.

Et corollaire de cette forte orientation projets : on gère un volume important de factures – plus d’une centaine par mois. Avant Abraxio, il fallait les suivre et les imputer tant bien que mal dans Excel, c’était un peu « l’horreur ».

Je suis arrivé chez BERT&You fin 2015, et dès 2017, une feuille de route globale pour la refonte du SI a été établie. En 2021, nous avons lancé un programme ambitieux de digitalisation de nos activités transport. Ce programme, baptisé TED, qui comprenait trois projets métiers menés par des ressources mutualisées au sein la DSI, représentait un défi considérable en termes de planning et de respect des budgets. Il offrait également une opportunité de décloisonner la DSI, de faire du marketing interne et d’expliquer nos activités de manière pédagogique.

Pour asseoir la crédibilité du programme, nous avions donc besoin d’une solution de gouvernance capable de répondre à ces enjeux et de gommer les irritants évoqués plus haut. Abraxio a apporté des réponses concrètes pour nous aider à relever le défi, notamment en améliorant la gestion du portefeuille projets, en simplifiant le pilotage budgétaire et en facilitant le décloisonnement de la DSI à travers un reporting calibré et harmonisé.

Notre montée en puissance dans la solution est progressive. Personnellement, j’utilise Abraxio depuis 2020. J’ai choisi de mener un 1^er exercice seul pour maitriser l’outil puis je l’ai ouvert à l’ensemble de mes responsables de pôles ; je note d’ailleurs que leur adaptation et leur prise en main a été extrêmement facile et didactique.

Le gros avantage est d’avoir pu déléguer le pilotage administratif de la DSI à chacun de mes managers. Toute cette gestion budgétaire – avec le suivi des facturations et des commandes – est essentielle mais relativement chronophage. Grâce à Abraxio, elle est partagée, chacun dans son périmètre de responsabilité, donc le temps à y consacrer est réparti entre tous. Et cela s’opère dans un outil unique qui permet une consolidation en temps réel.

Depuis quelques mois, Abraxio est déployé à l’ensemble de la DSI, avec une trentaine d’abonnements. On se sert beaucoup de la partie « Time sheet » : du fait du nombre de nos collaborateurs internes et externes, de notre organisation multi-projets et pluri-entités, on doit pouvoir a minima suivre le budget et les temps passés sur chaque projet, le consommé en euros et en jours. Cela facilite les refacturations internes mais cela permet surtout de structurer et de faciliter l’accès aux indicateurs clés de performance sur chaque projet.

Et de manière transverse on se sert également de la plateforme comme GED, pour centraliser les contrats, factures, bons de commande. D’autant que les exports sont très faciles.

1^er bénéfice, le gain de temps : Abraxio est un vrai facilitateur. Toute cette gestion administrative, financière, transverse de la DSI, qui peut-être assez rébarbative, est simplifiée.

Le 2^e bénéfice qui est également très appréciable c’est la facilité et la rapidité d’accès à l’information. Abraxio apporte une base de données centralisée, un référentiel commun avec tous les éléments de facturation, bons de commande, contrats, gestion documentaire, etc. auxquels n’importe qui peut accéder. Ça parait peut-être basique aujourd’hui mais le fait que toutes les datas soient accessibles à tout moment partout dans le monde en mode Saas avec un simple login/password, c’est un vrai bonheur.

Et dernier point, la vraie utilité en termes de pilotage de pouvoir bénéficier d’un suivi instantané de tous les indicateurs : qu’il s’agisse de consommé, de facturé, d’engagé, de reste à commander, l’information est à jour, partagée et collaborative, et ça change vraiment la vie.

Vous aussi, managez votre DSI facilement et efficacement