Besoin d’un outil pour centraliser la vision et le pilotage administratif de la DSI
et déléguer des responsabilités de gestion aux managers de pôles

Denis Lugagne Delpon, Chief Information Officer Asmodee Group

« J’ai eu un véritable coup de cœur pour Abraxio ; c’est l’outil dont je rêvais depuis longtemps. »

Denis Lugagne Delpon

L’entreprise

Créateur, inventeur, éditeur et distributeur de jeux de société et de cartes à collectionner, Asmodee est une entreprise française créée en 1995 qui a pour objectif, à travers des jeux modernes et innovants, de dépoussiérer l’image classique du monde du jeu.

Le DSI

Denis Lugagne Delpon est le DSI du Groupe en charge des opérations depuis fin 2016.

Son équipe 

En France, la DSI compte 25 internes répartis en 5 pôles : infra, projets, technique, analytics, cybersécurité. Il s’agit d’une équipe en très forte croissance qui ne comptait que 2,5 ETP cinq ans auparavant.

Ses principaux enjeux

  • Accompagner le développement exponentiel du groupe faite de croissance externe et organique
  • Transformer dans ce contexte de forte croissance en posant toutes les couches des fondations du SI : infra, analytics, projets applicatifs, etc.
  • Gérer l’hétérogénéité du groupe avec de nombreux chantiers d’harmonisation

À retenir

  • Délégation du pilotage budgétaire de la DSI aux responsables de pôle
  • Centralisation d’un référentiel unique, partageable,  dans un cadre facilitateur et structurant
  • Structuration et partage des indicateurs clés de performance sur chaque projet
  • Suivi instantané de tous les indicateurs de pilotage de la DSI
Asmodee
Abraxio

En tant que DSI, vous adressez de nombreux enjeux de fond, mais au quotidien, quels sont vos combats, vos difficultés, vos irritants ?

Asmodee est un groupe en très forte croissance. Logiquement, cela se traduit côté DSI avec de gros enjeux sur le build, le delivery projet. Notre challenge au quotidien, c’est d’assurer le triptyque coût/délai/qualité.

Comme on mène énormément de projets de front, on a d’autant plus besoin de visibilité sur l’ensemble, ce qui implique de centraliser nos sources d’information : budget, facturation, avancement de chaque projet. S’ajoute à cela notre environnement multi-entité, qui nécessite de pouvoir gérer des recoupements et notamment des refacturations par société.

Et corollaire de cette forte orientation projets : on gère un volume important de factures – plus d’une centaine par mois. Avant Abraxio, il fallait les suivre et les imputer tant bien que mal dans Excel, c’était un peu « l’horreur ».

Pourquoi Abraxio ?

Quand j’ai découvert Abraxio, j’ai eu un véritable coup de cœur ; c’est l’outil dont je rêvais depuis longtemps pour faciliter le pilotage « administratif » de la DSI. Sa grande force, c’est d’apporter cette base de données unique, partagée et partageable par tous les membres de l’équipe IT, mais chacun à son niveau.

J’apprécie particulièrement sa dimension collaborative. Dans une équipe en pleine croissance, cela permet de s’organiser, d’utiliser le référentiel Abraxio comme canevas, comme template pour se structurer sans réinventer la roue. C’est très pratique ; c’est ce que l’on a fait par exemple avec la météo des projets.

Alors justement, que faites-vous avec la plateforme ?

Notre montée en puissance dans la solution est progressive. Personnellement, j’utilise Abraxio depuis 2020. J’ai choisi de mener un 1er exercice seul pour maitriser l’outil puis je l’ai ouvert à l’ensemble de mes responsables de pôles ; je note d’ailleurs que leur adaptation et leur prise en main a été extrêmement facile et didactique.

Le gros avantage est d’avoir pu déléguer le pilotage administratif de la DSI à chacun de mes managers. Toute cette gestion budgétaire – avec le suivi des facturations et des commandes – est essentiel mais relativement chronophage. Grâce à Abraxio, elle est partagée, chacun dans son périmètre de responsabilité, donc le temps à y consacrer est réparti entre tous. Et cela s’opère dans un outil unique qui permet une consolidation en temps réel.

Depuis quelques mois, Abraxio est déployé à l’ensemble de la DSI, avec une trentaine d’abonnements. On se sert beaucoup de la partie « Time sheet » : du fait du nombre de nos collaborateurs internes et externes, de notre organisation multi-projets et pluri-entités, on doit pouvoir a minima suivre le budget et les temps passés sur chaque projet, le consommé en euros et en jours. Cela facilite les refacturations internes mais cela permet surtout de structurer et de faciliter l’accès aux indicateurs clés de performance sur chaque projet.

Et de manière transverse on se sert également de la plateforme comme GED, pour centraliser les contrats, factures, bons de commande. D’autant que les exports sont très faciles.

Et demain ?

Progressivement, on utilisera de plus en plus le module Portefeuille projets pour mener des arbitrages, des revues de projet. On pourra donner de la visibilité, communiquer sur l’avancement via les flash reports. Et pourquoi pas donner accès aux Métiers pour qu’ils aient la vision macro du pipe ou la vision d’une entité en particulier. Cela avance progressivement, mais on en prend le chemin.

Si vous deviez retenir 3 bénéfices d’Abraxio ?

1er bénéfice, le gain de temps : Abraxio est un vrai facilitateur. Toute cette gestion administrative, financière, transverse de la DSI, qui peut-être assez rébarbative, est simplifiée.

Le 2e bénéfice qui est également très appréciable c’est la facilité et la rapidité d’accès à l’information. Abraxio apporte une base de données centralisée, un référentiel commun avec tous les éléments de facturation, bons de commande, contrats, gestion documentaire, etc. auxquels n’importe qui peut accéder. Ça parait peut-être basique aujourd’hui mais le fait que toutes les datas soient accessibles à tout moment partout dans le monde en mode Saas avec un simple login/password, c’est un vrai bonheur.

Et dernier point, la vraie utilité en termes de pilotage de pouvoir bénéficier d’un suivi instantané de tous les indicateurs : qu’il s’agisse de consommé, de facturé, d’engagé, de reste à commander, l’information est à jour, partagée et collaborative, et ça change vraiment la vie.

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