Besoin d’une solution collaborative pour faciliter le pilotage quotidien du DSI et renforcer ses capacités de suivi du budget, des projets et des fournisseurs.

Cyrille Vincent, Directeur des Systèmes d’Information d’Erilia

« L’utilisation d’Abraxio est tellement simple qu’elle en devient presque ludique. Elle m’apporte énormément au quotidien.»

L’entreprise

Filiale du groupe Habitat en Région, Erilia est un bailleur social qui réunit plus de 900 collaborateurs et assure la gestion d’un parc de 62 000 logements au travers de 7 régions.

Le DSI

Cyrille Vincent a intégré Erilia en 1996, en est devenu RSI en 2008 puis le DSI en 2020.

Son équipe 

17 collaborateurs organisés en 6 pôles d’activité (infrastructure, support utilisateur, sécurité et 3 pôles applicatifs)

Ses principaux enjeux

  • Accélérer la transformation digitale de toutes les composantes de l’entreprise, portée par le projet d’entreprise Convergence 24
  • Sécuriser le SI et anticiper les risques de cyberattaque
  • Optimiser et digitaliser la relation « client locataire »

« Abraxio est toujours ouvert et à jour en permanence. Il est devenu mon assistant du quotidien, et de plus en plus. »

Cyrille Vincent

À retenir

  • Accélération de la planification budgétaire et de l’élaboration du schéma directeur
  • Revue facilitée et collaborative des projets et des portefeuilles projets
  • Optimisation du suivi des fournisseurs et contrats
  • Centralisation de l’information et simplification de la saisie
erilia
Abraxio

En tant que DSI, vous adressez de nombreux enjeux de fond, mais au quotidien, quels sont vos combats, vos difficultés, vos irritants ?

Un 1er sujet d’efficacité, mais que la mise en place d’Abraxio est en train de complètement solutionner, c’est l’éparpillement des données et le temps perdu à trouver la bonne information ou à agréger des données de sources différentes. Que d’énergie gâchée à devoir chercher aléatoirement dans des emails, dans des fichiers sur notre réseau ou encore sur le drive, le numéro du support d’un fournisseur juste parce que votre interlocuteur habituel n’est pas là…

Autre sujet qui me tient à cœur, et qui est lié au précédent d’une certaine façon, c’est la volonté de renforcer l’approche collaborative de la DSI. Si on n’incite pas toute son équipe à s’impliquer dans une seule et même plateforme, chacun aura tendance – et c’est plutôt naturel – à gérer ses projets avec ses propres outils, sa méthodologie, ses fournisseurs favoris,  ce qui génère un travail important et inutile de consolidation. Or ça ne devrait pas être au DSI de s’adapter à la façon de faire des uns et des autres, avec la difficulté d’être au courant de tout et d’assurer un bon partage de l’information.

Dernier point que partagent certainement beaucoup de DSI : les fonctions IT n’ont pas toujours bonne presse – quand ça ne marche pas, c’est forcément pour nous – et nous sommes rarement de bons communicants naturels. Mieux valoriser ce que l’on fait au quotidien, les services et la valeur apportés pour l’entreprise, est un objectif fort qui demande un vrai changement culturel. Un outil comme Abraxio y contribue justement, car il aide à mieux communiquer.

Alors justement, pourquoi Abraxio ?

Initialement, pour gérer dans une solution unique toute la dimension financière de la DSI et jeter les anciens fichiers Excel à la poubelle ! J’ai été séduit par la plateforme, qui agrège tous les piliers d’une DSI classique et je me suis totalement retrouvé dans son approche qui centralise et allie le suivi du budget de la DSI, la vie des projets et la gestion des fournisseurs.

Avant d’intégrer Abraxio, on utilisait l’outil budgétaire de notre ERP avec des restitutions dans Business Object, et on avait développé un outil adhoc pour le suivi de nos projets, mais ça n’avait clairement pas la même profondeur. La couverture fonctionnelle d’Abraxio est très bonne et va encore s’enrichir.

Que faites-vous avec la plateforme ?

Abraxio est toujours ouvert et à jour en permanence. Il est devenu mon assistant du quotidien et l’est de plus en plus.

Par exemple, je suis allé beaucoup plus vite cette année dans la préparation de mon budget prévisionnel N+1. Finis les fichiers Excel dans lesquels on s’échine à tirer des formules liées à des pourcentage d’augmentation. En un clic, j’ai reconduit très facilement tout mon budget de run et mes dotations, et comme je suis parti d’un budget existant très détaillé, j’ai pu préparer mon nouveau budget avec plus de finesse et de précision qu’auparavant.

Toute mes managers et chefs de projet ont accès à Abraxio. Sur le dernier trimestre 2021, nous avons démarré le suivi du portefeuille projets. Même si on a encore peu de recul car son déploiement est récent, j’ai reçu d’excellents 1ers retours d’expérience. Passé la grosse phase d’initialisation – 80 projets en cours à structurer – la vue portefeuille est parfaite avec des regroupements très simples à opérer. J’ai démarré des revues d’activité avec mes 6 managers et c’est désormais à chacun d’eux de faire vivre leurs projets ou de créer les nouveaux pour les planifier, les documenter et les enrichir au fur et à mesure.

Je constate que la revue de projets est beaucoup plus simple, pertinente et constructive qu’auparavant : on passe vite sur les projets pour lesquels la météo est au beau fixe ; cela permet de s’attarder sur ceux qui demandent plus de discussions ou de questionnement, parce qu’ils sont en retard par exemple.

J’ai aussi complètement optimisé le suivi de nos fournisseurs et la gestion des contrats : avoir des alertes sur les échéances ou les renouvellements à venir dès le dashboard d’accueil est vraiment très appréciable.

Et demain ?

En 2022, je vais amorcer l’élaboration de mon nouveau schéma directeur 2023-2025 et Abraxio va beaucoup m’y aider. Je vais partir à la rencontre des métiers au sein de nos différentes entités, sur tout le territoire, pour capter et recenser leurs besoins. Plutôt que de le faire à l’ancienne dans des drive ensuite consolidés dans des tableaux, je vais me servir d’Abraxio pour constituer cette 1re liste de course « macro » de tous les projets.

Les fiches signalétiques projets vont me permettre de cadrer très en amont les demandes de mes interlocuteurs métiers (préciser les éléments de contexte, les enjeux, scorer selon les axes de valeurs pour l’entreprise). Une façon d’initier naturellement le process d’arbitrage lorsqu’il faudra regarder ce qui matche avec notre plan stratégique d’entreprise.

Je vais également y consigner des sujets d’infra qui sont « purement DSI » mais quand même très structurants et qui méritent d’être recensés dans le cadre de ce nouveau schéma directeur.

Très prochainement également, je vais ouvrir un accès Direction à Abraxio, ce qui permettra à notre équipe dirigeante de consulter régulièrement l’avancement des budgets et des projets.

Si vous deviez retenir 3 bénéfices d’Abraxio ?

Abraxio m’apporte énormément de facilité au quotidien. Je vois vraiment la différence par rapport à avant.

Le 1er avantage c’est d’avoir en permanence une information rapidement et facilement accessible et centralisée, qu’on ne saisit qu’une et une seule fois. Je vous donne un exemple ? Identifier le top 3 de nos fournisseurs avec leur CA associé : auparavant, c’était un calcul fastidieux que je devais faire à la main. Maintenant je l’ai automatiquement, avec en plus la précision du budget prévisionnel et du consommé. Avec Abraxio, terminées les usines à gaz de macros pour monter des tableaux croisés dynamiques.

Autre point significatif, l’ergonomie, la simplicité d’utilisation, qu’il s’agisse de rentrer une facture, le renouvellement d’un contrat ou d’engager un nouveau projet. L’utilisation d’Abraxio au quotidien est tellement simple qu’elle en devient presque ludique. Tout s’intègre, se saisit et se met facilement à jour, en 2 clics, et va vivre ensuite sans effort au fil de l’eau. Cette vision d’une expérience utilisateur très aboutie est largement partagée au sein de l’équipe, que ce soit par mon assistante ou, par exemple, par l’un de mes managers qui a relevé la très grande simplicité de création d’un nouveau projet et apprécié l’ergonomie de saisie, avec très peu de données nécessaires pour démarrer. C’est un vrai point important car quand on impose un outil, sa facilité d’utilisation est clé dans l’appropriation.

Et dernier bénéfice si je dois n’en retenir que trois, c’est la possibilité de réconcilier sans effort les budgets de projets avec le budget de direction et cette capacité à rendre très visuel et lisible le suivi de l’engagé sur les projets. Cela permet d’avoir une lecture immédiate du vrai consommé sur le build, de l’avancement des investissements, et c’est une information de grande valeur sur laquelle je manquais auparavant de visibilité.

Un dernier mot en conclusion ?

L’avenir d’Abraxio me semble très positif ! Au vu de la roadmap, il y a encore de très bonnes choses à venir. Ces évolutions régulières sur le produit, assorties à la disponibilité et la qualité des échanges avec l’équipe Abraxio, sont vraiment très appréciables.

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