Besoin d’outiller les processus de pilotage de la DSI
pour gagner en efficacité, en cohérence et en collaboration

Antoine Laporte, Directeur de la Transformation Digitale d’Aegide-Domitys

« Le déploiement d’Abraxio a constitué une vraie opportunité pour piloter la DSI avec facilité, efficacité et sécurité. »

Antoine Laporte

L’entreprise

Pionnier du secteur en France, le groupe Aegide Domitys conçoit, commercialise et exploite des résidences services seniors dites « de nouvelle génération ».

Le DSI

Antoine Laporte est Directeur de la Transformation Digitale du groupe depuis 2016.

Son équipe 

La DSI compte 30 ETP internes et une quinzaine d’externes, répartis dans 6 domaines informatiques.

Ses principaux enjeux

  • Accompagner la très forte croissance du groupe avec la perspective d’un doublement de taille à horizon 2025
  • Piloter une DSI centralisée au service de l’ensemble des métiers du groupe, avec un suivi fin des dépenses et des refacturations

À retenir

  • Élimination de la quasi-totalité des fichiers Excel auparavant nécessaires au pilotage de la DSI
  • Initialisation d’une démarche collaborative et harmonisée pour l’élaboration et le suivi budgétaire au sein de la direction
  • Application de référentiels uniformisés et inspirés des standards marché
  • Mise en place agile et opportuniste pour des bénéfices concrets très rapides
Domitys
Abraxio

En tant que DSI, vous adressez de nombreux enjeux de fond, mais au quotidien, quels sont vos combats, vos difficultés, vos irritants ?

Avant de mettre en place Abraxio, ce qui était sans doute le plus « coûteux » au quotidien dans le pilotage de la DSI tenait principalement aux outils utilisés, ou plutôt au manque d’outil puisque la plupart des processus passaient par Excel, à l’exception du suivi des engagements budgétaires. Les conséquences sont bien connues de toutes les DSI : manque de cohérence dans les processus, quasi-inévitable avec un outil qui n’a pas été pensé pour le cadrage et la collaboration, et fiabilisation des données atteinte au prix de beaucoup d’efforts et de temps passé à ressaisir les informations.

Pour nous, c’était vrai dans toutes les composantes du pilotage :

  • Le budget était géré avec de nombreux Excel, de l’élaboration aux révisions et clôtures comptables, en passant par le suivi du consommé et de l’engagé.
  • Même chose pour nos bases fournisseurs, contrats, devis, qui se cantonnaient à des documents stockés dans des répertoires.
  • Quant au suivi de nos portefeuilles projets, il se faisait également au travers d’Excel, avec le couplage « classique » vers Powerpoint et des supports reconstitués manuellement, qu’il s’agisse des revues de projets bimestrielles avec la Direction générale, ou des comités d’arbitrages projets.

L’ensemble manquait forcément d’efficacité et était compliqué à gérer. En l’absence de codification harmonisée, difficile de s’y retrouver par exemple pour suivre facilement dans le temps la facturation de projets engagés sur plusieurs années.

Pourquoi Abraxio ?

Le déploiement d’Abraxio s’est fait de façon opportuniste, d’abord en mode POC. Après un énième épisode de préparation budgétaire sous Excel, forcément fastidieux, nous avons tout simplement cherché – en quête de fiabilisation et d’efficacité – à nous outiller avec une solution d’élaboration et de suivi budgétaire qui limite le nombre de fichiers, et de facto la ressaisie de données.

Abraxio nous a apporté d’autres atouts : notamment une forme de cadrage, avec des bonnes pratiques de gestion et de pilotage qui s’inspirent ou se conforment aux standards du secteur comme ceux du Cigref. Cela nous a ainsi permet d’unifier tous nos référentiels (contrats, fournisseurs, ressources, projets) et de mettre en place une vraie démarche collaborative pour l’élaboration et le suivi budgétaire. Une avancée parfaitement en phase avec le mode de fonctionnement de notre DSI, puisque nous centralisons un budget IT avec un suivi délégué par domaines et de nombreuses clés de refacturation.

Le fait qu’Abraxio puisse être déployé en mode Saas sans aucune intégration, avec un accompagnement somme toute très léger, a achevé de nous convaincre. La mise en place s’est faite de façon très agile fin 2020 avec l’intégration d’un premier budget et la construction de nos axes analytiques dans la plateforme.

Alors justement, que faites-vous avec la plateforme ?

Depuis que nous avons mis en place Abraxio, nous avons éliminé la quasi totalité des fichiers Excel et des répertoires de dossiers (« file system ») qui étaient jusqu’alors nécessaires au pilotage quotidien de la DSI.

Concrètement, côté budget, quasi tout notre processus se fait au travers d’Abraxio – à l’exception de nos refacturations internes et de la gestion des redevances informatiques. Nous avons ainsi recourt à la plateforme à toutes les étapes de la vie du budget : élaboration, suivi de l’engagé et du consommé, gestion des arrêtés, reforecasts et clôtures comptables. J’ai pu déléguer le suivi des sous-budgets à mes responsables de domaine, ce qui favorise l’autonomisation et la responsabilisation des équipes.

Nos portefeuilles projets sont également gérés au travers d’Abraxio, y compris le suivi des feuilles de temps des collaborateurs et des immobilisations. En termes de pilotage, nous conduisons via Abraxio les revues de projet avec la direction générale et les process d’arbitrage.

Enfin, tous nos documents – fournisseurs, engagements, contrats, factures, etc. sont centralisés dans la plateforme. Abraxio nous sert de référentiel pour cadrer et uniformiser nos pratiques.

 

Si vous deviez retenir 3 bénéfices d’Abraxio ?

Ce que j’apprécie particulièrement avec Abraxio, c’est d’abord que l’outil est vraiment dédié pour adresser les métiers de la DSI. La mise en cohérence des informations est clairement faite avec un modèle de données pensé pour la DSI, très aligné avec nos processus de pilotage.

Autre atout, la forte dimension collaborative de la plateforme. C’est d’abord vrai au sein de la DSI : que l’on soit manager, chef de projet ou développeur, on peut se voir déléguer des périmètres précis selon son profil, ses besoins et ses responsabilités ; mais cela vaut aussi entre la DSI et ses parties prenantes comme la comptabilité ou le contrôle de gestion. Dans tous les cas de figure, l’information est sécurisée et fiabilisée, qu’il s’agisse de droits d’accès restreints à certaines catégories de données ou à des sous-ensembles de données (sous-budgets ou portefeuille projets par exemple), ou de capacité à figer différents arrêtés et situations dans le temps avec le versioning.

Dernier point que je relève, c’est la facilité d’usage et l’efficacité que cela génère au quotidien. De manière générale, l’ergonomie de l’application est moderne et intuitive. Mais cela ne s’arrête pas à la plateforme : on peut très facilement extraire et exporter de l’information dans Excel par exemple, ou encore paramétrer les reporting qui amélioreront la communication de la DSI.

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