Besoin d’un outil qui structure et facilite la gestion budgétaire d’une DSI
mutualisée au service de multiples entités

Olivier Harmant, Directeur des Systèmes d’Information du groupe Audéo

« Abraxio apporte une vision d’ensemble et a beaucoup facilité le partage d’information, notamment avec la Direction financière »

portrait olivier harmant dsi

L’entreprise

Audéo est un groupe familial indépendant de services en assurance composé de 4 sociétés.

Le DSI

Olivier Harmant a intégré le groupe Audéo en 2013 et en est le DSI depuis 2018.

Son équipe 

30 personnes principalement organisées au sein de 5 départements (infra, développement, éditique, data, projets et digitalisation) + des experts spécifiques.

Ses principaux enjeux

  • Apporter un cadre structurant et rigoureux à la gestion budgétaire et de projet pour répondre aux défis d’une organisation éclatée en plusieurs entités
  • Harmoniser les pratiques et organiser les échanges avec des interlocuteurs multiples
  • Optimiser la collaboration et travailler main dans la main avec la direction financière
  • Anticiper les besoins pour mettre la DSI au service du business

À retenir

  • Approche affinitaire et expérimentée qui répond aux besoins des DSI
  • Solution intuitive facile à utiliser et prendre en main
  • Structuration de la gestion budgétaire et finesse du pilotage dans le temps
  • Vision synthétique du budget DSI groupe, mutualisant toutes les entités
  • Collaboration et partage de données fluidifiés avec la Direction financière
Abraxio

En tant que DSI, vous adressez de nombreux enjeux de fond, mais au quotidien, quels sont vos combats, vos difficultés, vos irritants ?

Ma principale difficulté est structurelle : le groupe Audéo est constitué de plusieurs entités juridiques distinctes. La DSI est l’une des fonctions support centrale, une ressource mutualisée au service de toutes ces structures et de leurs partenaires. Elle répond logiquement à énormément de sollicitations.

Concrètement, on fait face à une très large palette d’interlocuteurs et de donneurs d’ordre, une charge de travail liée conséquente et l’obligation de négocier régulièrement et de limiter certains changements de cap.

En forçant le trait, lorsqu’on entre en phase de planification du nouvel exercice, c’est comme si on se retrouvait avec la lettre au Père-Noël, avec une liste de 80 projets plutôt hétérogènes, qu’on pourrait certes inscrire sur la nouvelle feuille de route mais dont on sait pertinemment que tous ne sont pas tenables.

On a donc un énorme enjeu à être très structurant dans ce que l’on apporte en termes de gestion budgétaire et de projet, pour imposer à nos interlocuteurs de rentrer dans ce cadre rigoureux, parvenir à anticiper l’ensemble de leurs besoins et s’organiser en conséquence.

Pourquoi Abraxio ?

Encore une fois, c’est lié à l’organisation du groupe. Pour assurer la gestion budgétaire, on fonctionnait jusqu’alors avec des fichiers Excel – un par structure – certes bien développés. Sauf qu’avec 6-7 entités différentes, même avec les plus beaux Excel du monde, on finit par s’y perdre. L’ensemble devenait une usine à gaz ingérable et trop complexe.

On m’a recommandé Abraxio et j’ai très vite apprécié la solution. J’ai adhéré à l’état d’esprit, on sent bien l’expérience du fondateur qui a occupé la fonction de DSI pendant un certain nombre d’années et qui a su la retranscrire dans le produit.

Et assez paradoxalement, on retrouve aussi l’esprit d’Excel dans Abraxio, que les DSI ont l’habitude de manier ; il y a une vraie facilité d’utilisation qui simplifie l’approche, la prise en main, et qui permet de rentrer intuitivement dans la plateforme.

Justement, que faites-vous avec la plateforme ?

Avec Abraxio, j’assure toute la gestion budgétaire et la gestion des fournisseurs. Mes managers étaient déjà associés et responsabilisés sur le suivi budgétaire de la DSI ; ils ont rapidement embarqué dans la plateforme : on a démarré début 2021 avec notre nouvel exercice, et en moins de 3 mois les nouvelles habitudes étaient prises.

Autre aspect intéressant : Abraxio me permet de travailler en plus étroite collaboration avec la Direction financière. Les collaborateurs bénéficient de plusieurs accès à la solution et je leur ai surtout mis en place des rapports qui leur permettent de comparer l’exercice au fur et à mesure de son avancement, des arrêtés, reforecasts et clôtures. Ça a eu la vertu d’énormément faciliter le partage d’information. Auparavant, avec nos fichiers Excel, on passait beaucoup de temps en réunion avec eux pour se caler et s’expliquer sur beaucoup de concepts. Abraxio a beaucoup fluidifié tout cela, ils ont accès à toutes les données dont ils ont besoin ; on gagne énormément de temps.

C’est encore notre 1re année d’utilisation d’Abraxio et nous n’avons pas encore exploité toute la granularité qu’offre la plateforme, comme par exemple la possibilité d’étaler les dépenses par mois, ou de définir des périodes d’amortissement. Cela fait partie des choses que l’on mettra en œuvre à l’avenir car on sait que l’on peut aller beaucoup plus loin pour un pilotage encore plus fin.

Si vous deviez retenir 3 bénéfices d’Abraxio ?

Ils sont très en lien avec la gestion budgétaire :

  • Le 1er, c’est la traçabilité des exercices. Abraxio apporte une vision dans le temps de l’évolution du budget de la DSI. Avec Excel, les fichiers se suivent mais toute analyse rétrospective est quasi-impossible. Abraxio au contraire va nous permettre d’analyser et de comparer les exercices les uns après les autres.
  • 2e avantage : la capacité à mutualiser et réunir dans un outil unique le budget d’entités juridiques multiples : cela amène une vision synthétique de l’intégralité de son budget, et non une vue segmentée.
  • Et le dernier, très concrètement, c’est la gestion des commandes et factures, en lien avec les fournisseurs ; même si nos fichiers Excel étaient plutôt aboutis et permettaient de faire des associations, Abraxio est mille fois plus élaboré. La GED intégrée à la plateforme est d’ailleurs très aidante pour faire le lien.

Un dernier mot en conclusion ?

Peut-être pour évoquer un dernier aspect que j’apprécie, c’est la réactivité de l’équipe dans la prise en compte de nos demandes.