Besoin d’un outil pour structurer le processus budgétaire de la DSI

et bâtir des référentiels uniques

Ludovic Lajoie, DSIO du groupe Cogep

« Abraxio simplifie largement la vie d’un DSI en apportant un gain de temps considérable, une grande fiabilité et un suivi des informations en temps réel. »

Ludovic Lajoie, DSIO du groupe Cogep

L’entreprise

Le groupe COGEP est le 8e cabinet de conseil français pour les entreprises. Spécialiste de l’expertise comptable, fort de 1 800 collaborateurs, il regroupe 14 expertises métiers réparties sur le territoire français.

Le DSI

Ludovic Lajoie est Directeur des Systèmes d’Information et de l’Organisation (DSIO) du groupe Cogep depuis 2020, après avoir été en charge de différentes DSI notamment dans le domaine de l’enseignement supérieur.

Son équipe

Organisée sous forme de pôles, la DSI compte une cinquantaine de collaborateurs localisés à travers la France, dont une majeure partie au siège du groupe. L’équipe a récemment été renforcée par un chargé de missions IT et un responsable sécurité.

Ses principaux enjeux

  • Accompagner la forte croissance du groupe
  • Mettre en place des processus pour permettre une qualité de service et une croissance maîtrisée des budgets IT

À retenir

  • Construction du process de pilotage et de suivi budgétaire
  • Mise en place d’un référentiel Fournisseurs commun
  • Collaboration fluidifiée avec les départements Contrôle de gestion et Comptabilité
  • Suivi budgétaire en temps réel avec les indicateurs clés
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Abraxio

En tant que DSI, vous adressez de nombreux enjeux de fond, mais au quotidien, quels sont vos combats, vos difficultés, vos irritants ?

Quand j’ai pris mon poste, j’ai été confronté à l’écueil que rencontrent beaucoup de DSI : l’éparpillement des données et la difficulté à consolider une vision exhaustive et centralisée des données de pilotage. À mon arrivée, beaucoup d’informations étaient disponibles sous forme de fichiers, pour la plupart sous Excel, dispatchées dans différents répertoires, dans différents services, voire dans des e-mails. La qualité de l’information n’était pas toujours au rendez-vous et il fallait souvent beaucoup de temps pour la trouver.

Pourquoi Abraxio ?

J’ai fait partie des bêta-testeurs d’Abraxio en 2019 ; j’ai donc eu la chance de connaitre la solution dès sa création en tant que « early adopter » mais sans pour autant pouvoir le mettre en place immédiatement dans ma structure de l’époque, car plusieurs outils étaient déjà installés.

Aussi, à mon arrivée au sein du groupe Cogep, j’ai saisi l’opportunité de déployer Abraxio pour répondre à l’un de mes objectifs de structurer le processus budgétaire de la DSI. Je souhaitais centraliser toute l’information en un seul outil, sous la forme d’un référentiel unique et structuré, consultable par toutes les personnes qui en ont besoin.

Que faites-vous avec la plateforme ? 

Dès le départ, j’ai travaillé avec mes collègues du Contrôle de gestion et de la Comptabilité pour construire notre process de pilotage et de suivi budgétaire autour d’Abraxio. Nous avons capitalisé sur le cadre apporté par la plateforme, sur les référentiels intégrés – notamment ceux du Cigref – pour structurer le tout de façon accélérée.

Tous les aspects liés à la gestion du budget et des contrats ont donc été mis en place (budgets et sous-budgets, ressources, fournisseurs). La facilité à paramétrer et adapter Abraxio a été très utile pour commencer rapidement tout en continuant de faire évoluer les catégorisations en adéquation avec nos besoins, notre organisation et nos propres clés de qualification interne. De même, auparavant, nous n’avions pas de base de données fournisseurs. Abraxio nous a permis de bâtir un référentiel commun.

La solution est utilisée depuis presque 2 ans. Certains responsables informatiques de l’équipe y accèdent pour alimenter le budget, ainsi qu’une collaboratrice de la DSI en charge des achats et des factures. Abraxio est également accessible à une collaboratrice du contrôle de gestion, ce qui lui permet d’avoir les informations en temps réel, pour le « run », et si besoin d’exporter très facilement les données afin de les consolider avec d’autres systèmes. Nos points de suivi mensuels se font au travers d’Abraxio.

Notre processus de gestion des commandes et des factures a donc été totalement informatisé via Abraxio, ce qui permet un suivi budgétaire en temps réel avec les indicateurs clés, sans avoir besoin de solliciter d’autres départements de l’entreprise. La collaboration avec le contrôle de gestion est très fluide puisque l’on travaille avec les mêmes données. Grâce à Abraxio, on a quasiment un suivi temps réel de la trésorerie.

Après 3 exercices budgétaires intégrés à Abraxio, je mesure encore plus les bénéfices de la plateforme, notamment en phase de planification budgétaire : les comparaisons d’un budget à l’autre, ou le temps gagné sur la prolongation budgétaire, sont très intéressants.

Si vous deviez retenir 3 mots clés pour décrire Abraxio ?

Je retiens d’abord l’efficacité de la plateforme. L’onglet Abraxio est toujours ouvert sur mon poste. Cela m’apporte une facilité de gestion du budget de la DSI et des indicateurs toujours à portée et à jour.

J’apprécie également l’ergonomie de la solution, ainsi que sa capacité d’adaptation tout en offrant un cadre déjà structuré. Abraxio est à la fois implémentable rapidement, très intuitif et facile à utiliser.

Enfin, j’apprécie la collaboration qui s’est mise en place avec l’équipe d’Abraxio. Lors du déploiement initial de la solution, l’équipe connaissant bien le métier de DSI, elle a su être efficace et force de conseils. J’ai apprécié que l’accompagnement soit appliqué à mes besoins et à mon environnement, très orienté « passage à l’action ». Sur la durée, j’ai pu constater la disponibilité de l’équipe et ses compétences ainsi que les différentes évolutions du produit qui répondent bien à mes attentes.

Un dernier mot en conclusion ?

Quand on a goûté à Abraxio, on ne peut plus s’en passer. Allez-y sans hésitation !

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