“Le gros bénéfice d’Abraxio, c’est la gestion d’une DSI à 360°. ”

• Hassan Qamar (Directeur du Numérique, Crous d’Orléans) :

J’avais découvert Abraxio quand j’étais chef de service à la DSI de l’Université de Versailles Saint-Quentin. En arrivant au Crous d’Orléans, je savais que pour bien piloter une DSI, il faut un outil qui couvre l’ensemble des dimensions du management. Mon choix s’est naturellement porté sur Abraxio, car je connaissais sa capacité à répondre à ces besoins.

• Guillaume Rehm (Directeur des Systèmes d’Information, Crous de Strasbourg) :

Je suis arrivé comme nouveau DSI du Crous de de Strasbourg à l’été 2024. J’avais besoin d’un outil pour piloter la DSI, notamment sur la partie reporting, organisation et portefeuille de projets. Dans mes précédentes fonctions, on utilisait un outil interne, donc je voyais bien l’intérêt d’une solution dédiée. Par rapport à d’autres solutions du marché certes très complètes mais trop complexes et coûteuses, Abraxio m’a semblé être le bon compromis. Je suis encore en phase de découverte, je n’ai pas encore embarqué toute mon équipe, mais je vois déjà que ça facilite la circulation de l’information.

• Hassan Qamar :

Les deux aspects les plus importants pour nous sont le portefeuille de projets et le budget. 
Le portefeuille de projets d’abord :  Abraxio nous facilite la vie sur la boucle complète du pilotage de projets, du cadrage à la communication. Il nous permet de décrire l’ensemble des projets, de suivre de manière très automatisée leur avancement, d’évaluer la charge de travail des équipes et de produire très simplement des rapports et synthèses pour la direction. C’est un vrai gain de temps pour les revues de projets et cela renforce le dialogue. 
Le module budgétaire est également essentiel car chaque projet comporte un aspect financier qu’il faut maîtriser, même si le projet est pluriannuel. Sur ces deux modules, Abraxio est vraiment solide.

• Guillaume Rehm :

Pour moi aussi, l’enjeu principal était d’avoir un outil qui structure les projets et le reporting, et qui favorise une communication sereine et efficace au sein de l’équipe. À mon arrivée, j’ai constaté des difficultés de communication et de cadrage sur l’organisation, les tâches, les projets, les budgets. Abraxio doit permettre de faciliter et fluidifier tout cela en renforçant la transversalité. Tout le monde y gagne.

• Guillaume Rehm :

 Même si elles savent que c’est stratégique, les directions générales ne souhaitent pas forcément assister à l’entièreté des revues de projets informatiques. Avoir à disposition un reporting flash automatisé, auquel elles peuvent accéder de façon rapide et autonome, leur évite de se projeter dans un outil qu’elles ne connaissent pas, et à nous de consolider des présentations adhoc. Ça évite un big bang dans leurs pratiques tout en permettant un suivi régulier de l’activité.

• Hassan Qamar :

C’est vrai que le rapport flash, qui affiche une météo rapide et les risques projet notamment, est très pratique. Avant, on suivait tout à base de tableaux Excel et de Powerpoint, mais quand le nombre de projets augmente, il faut pouvoir centraliser l’information et la communication entre les Directions, et formaliser les revues de projets. Abraxio facilite la communication avec la direction et rationalise nos échanges. Mon DG apprécie beaucoup la clarté des rapports.

• Hassan Qamar :

Dans les Universités, et même le secteur public en général, on a vraiment besoin de démontrer factuellement la charge de travail des équipes pour justifier de notre capacité à prendre ou pas de nouveaux projets. Entendre de la Direction, qui n’a pas de visibilité réelle, mais qui pousse sans cesse à ce qu’on réponde à de nouvelles demandes, « vous n’êtes pas à 100% », ou « les PC ne tombent pas en panne tous les jours », alors même que les équipes sont sur-staffées, c’est rageant. La saisie des temps dans Abraxio va nous permettre de prouver qu’on ne peut pas prendre en charge certains projets faute de capacité. En tout cas pas sans renoncer à d’autres.

• Guillaume Rehm :

C’est aussi une demande de notre direction générale : évaluer notre capacité à absorber de nouveaux projets. Et c’est aussi très utile pour le management interne au sein de la DSI, notamment pour piloter le bon équilibre entre run et build. Si demain je constate qu’on consacre 80 % du temps au run, il faudra questionner notre organisation : sommes-nous sous-staffés ? Pouvons-nous automatiser, réduire, faire différemment ? C’est une vraie aide au pilotage de la DSI proprement dit.

• Guillaume Rehm :

Chez nous, personne ne saisit encore ses temps. Je l’ai pratiqué ailleurs et notamment dans le privé, et c’est essentiel pour avoir une vision réaliste des projets. On estime parfois un projet à 130 jours-hommes et au final il en fait 430… C’est bien de gérer la capacité au niveau du portefeuille, mais sans mesure réelle, impossible de piloter de façon fiable pour suivre l’exécution ni d’anticiper les coûts cachés. Et c’est important pour nous mais encore plus pour nos Directions générales, qui attendent à juste titre cette consolidation.

• Hassan Qamar :

Il y a toujours une appréhension à saisir son temps : la peur d’être fliqué, de se sentir traqué. Je rassure les collaborateurs de mon équipe en leur expliquant qu’au contraire, c’est une manière de pouvoir dire “non” de façon factuelle à la direction, en montrant nos limites objectives. En argumentant le « je n’ai pas le temps ». Et surtout, ça valorise leur travail.

• Guillaume Rehm :

Exactement. C’est notre rôle de manager : valoriser l’activité des équipes. Sans données, on ne peut pas le faire, à part dire « ils sont engagés et ils travaillent bien », mais à un moment donné, il faut des reportings avec des preuves objectives : c’est tout l’objet du plan de charge et du capacity planning.

• Hassan Qamar :

Formalisation, synthèse, efficacité.

• Guillaume Rehm :

Complet, abordable, transversal.

• Guillaume Rehm :

Pour nous, Abraxio est en phase de test pendant un an au sein de la DSI. À l’issue, on fera un bilan pour voir si on l’élargit à d’autres services. L’idéal serait d’avoir un outil commun aux différents métiers.  

• Hassan Qamar :

Le gros bénéfice d’Abraxio, c’est la gestion d’une DSI à 360°. Abraxio a été conçu par de vrais DSI, des gens qui ont pratiqué le métier sur le terrain, qui savent ce qu’est vraiment une DSI et ce dont elle a besoin. Aujourd’hui, l’outil me fait déjà gagner beaucoup de temps dans mon rôle de manager. J’espère qu’à l’avenir, des intégrations avec les outils financiers du secteur public permettront d’aller encore plus loin sur le suivi budgétaire, mais en l’état, le service rendu est réel.