Besoin d’un outil qui numérise la fonction SI et accompagne la professionnalisation des équipes dans une direction informatique en pleine transition

Laurent Salabert, DSI de transition

« Pour un DSI de transition ou en prise de poste, Abraxio a cette vraie force de mettre rapidement en mouvement les équipes SI. »

La collectivité

Riom Limagne et Volcans est une communauté d’agglomération du Puy-de-Dôme qui regroupe 68 000 habitants issus de 31 communes autour de la ville de Riom.

Le DSI de transition

Laurent Salabert est arrivé début 2020 pour une mission de transition de 18 mois suite au départ du précédent RSI, dans un contexte également impacté par la crise Covid et les élections territoriales. À l’issue de cette période de remise sur pied du Système d’information et suite à l’arrivée d’un nouveau RSI en août 2021, sa mission s’oriente désormais vers l’établissement de la feuille de route stratégique numérique et du schéma directeur SI de la collectivité.

En parallèle, il exerce via son cabinet MGD Consulting une activité de conseil en stratégie et organisation des systèmes d’information pour aider les organisations à passer des caps importants de transformation.

Son équipe

À l’échelle de la collectivité, le service informatique représente une petite équipe initialement composée de 4 personnes, et désormais 6. Fonctionnellement, elle est rattachée au DGA Ressources et Moyens, et sous la hiérarchie de 2 élus (un conseiller communautaire en charge de l’attractivité du numérique sur le territoire, un autre en charge des finances et du SI de la collectivité).

Ses principaux enjeux

  • Développer la maturité numérique de la collectivité et changer le regard de toutes les parties prenantes (métier, élus, fonction IT) sur le SI : transformer l’habitude de solliciter en bout de chaine l’équipe informatique pour aller vers une culture et un management de co-responsabilité SI-Métier, et gagner en coopération et en performance.
  • Professionnaliser la fonction SI dans ses pratiques, ses outils, son regard vis-à-vis des métiers et impulser la culture du « service client », vs l’ancienne posture de « trousse à outils technique »
  • Impulser la transformation du SI et mettre en place le plan opérationnel associé vers plus de sécurité (avec un enjeu induit de mise à niveau des infrastructures), de collaboratif, et stabiliser d’importants projets en souffrance.
  • « Digérer » cette montée en charge et préparer l’avenir avec la feuille de route stratégique numérique (usages numériques pour le territoire et la population) et le schéma directeur SI

En savoir plus
sur MGD Consulting :

  • Outil qui accompagne le management de la transformation et accélère le changement de pratiques
  • Conciliation réussie de la vision stratégique d’ensemble et de la vision unitaire de l’avancement d’un projet
  • Solution tournée vers l’usage et pensée pour répondre aux vrais besoins des DSI et de leurs équipes
  • Factualisation des prises de décision dans les instances de pilotage
RIOM LIMAGNE ET VOLCANS
Abraxio

En tant que DSI, vous adressez de nombreux enjeux de fond, mais au quotidien, quels sont vos combats, vos difficultés, vos irritants ?

Comme beaucoup de DSI, je passe – je devrais dire « je passais » – beaucoup trop de temps à consolider des informations éclatées dans de multiples feuilles de calcul Excel ; c’était vrai pour le suivi des projets, des budgets, des engagements financiers et contractuels, etc. En tirer rapidement des états de synthèse pour les intégrer dans des tableaux de bord sous Powerpoint était laborieux et consommait un temps phénoménal.

Autre sujet : même si on arrive au travers d’Excel à automatiser certaines tâches, cela ne vaut que pour un usage individuel. Il reste très aléatoire de partager ses fichiers avec les membres de son équipe pour viser la complétude des informations. Pourtant, déléguer et responsabiliser l’équipe SI sur le suivi de son propre périmètre d’action est indispensable surtout quand on a une trentaine de projets dans son portefeuille. Ça l’est d’autant plus dans des organisations matricielles pour lesquelles il est beaucoup plus intéressant de responsabiliser et faire agir en direct les référents métiers.

J’identifie deux autres sujets de préoccupation : celui de la professionnalisation des équipes IT, et phénomène induit, de l’accompagnement au changement : quand on a le nez dans le guidon, plus forcément de boussole, et un périmètre fonctionnel et technique très vaste, il est parfois difficile de faire un arrêt sur image, de prendre du recul ; on peut avoir tendance à privilégier la débrouillardise au détriment du développement des compétences sur le long terme et de la formation. Or dans un environnement qui évolue très vite, il est crucial de rester dans cette dynamique de professionnalisation.

Pourquoi Abraxio ?

Quand j’ai démarré ma mission en mars 2020, j’avais déjà en tête d’outiller et de numériser la fonction SI. C’est pour moi un vecteur très efficace pour professionnaliser les pratiques de l’équipe, gagner en performance et lui permettre de passer ce cap de l’informatique « trousse à outils » à l’informatique centre de service. Mettre en place une solution proche des équipes, facile d’accès, de prise en main, est un 1er marqueur concret de changement.

Suite au démarrage de ma mission, j’ai évidemment pris le temps de l’audit et de pallier les difficultés opérationnelles présentes à mon arrivée, mais lorsque cela a été traité, j’ai mis en place Abraxio.

C’était pour moi un véritable outil de management dans l’optique d’aider l’équipe SI à avoir une pratique différente en termes d’organisation du travail, de mieux distinguer les actions de long cours vs celles de court terme et de mieux gérer les priorités. Et ça a marché ! La plateforme a été très bien accueillie par toute l’équipe, d’autant qu’elle est simple d’accès, de mise en place et d’actualisation.

Que l’on soit DSI de transition ou nouvellement installé et en prise de poste, Abraxio a cette vraie force de mettre rapidement en mouvement les équipes SI. Quand on arrive dans un environnement où la vision s’est perdue, où c’est le dernier qui parle qui a raison, avec des équipes en souffrance qui enchainent les tâches avec le sentiment de ne pas avancer, s’installe un cercle vicieux qui engendre beaucoup d’insatisfaction et qu’il faut inverser.

Que faites-vous avec la plateforme ?

On a démarré début 2021 par du très simple et du très basique, et on a cranté pas à pas pour exploiter de plus en plus de fonctionnalités.

Concrètement : chaque membre de l’équipe a commencé par créer et mettre à jour des tâches hebdomadaires, ce qui a permis individuellement d’avoir une meilleure vision de l’activité et des priorités, et collectivement de consolider une vision de l’opérationnel, en lien avec l’évolution des projets. Nous nous sommes appuyés sur Abraxio pour faire des revues individuelles d’activité, des revues d’équipe et des projections d’un mois sur l’autre du planning global et de l’évolution des projets.

Petit à petit, toutes les tâches ont été rattachées à des projets, ce qui a permis de constituer un portefeuille de projets, un autre d’opportunités ; et on a continué à remonter la chaine : saisir des entrées budgétaires reliées au module Finance, introduire les risques sur certains projets clés, la documentation associée, etc.

Dorénavant, chaque nouveau projet est abordé via Abraxio, qui permet de centraliser et consolider toute l’information. L’arrivée du nouveau RSI en septembre 2021, qui a tout de suite adopté l’outil, a été le prétexte a la mise en place de revues de portefeuilles régulières. C’est une vraie aide dans sa prise de poste et pour la construction du schéma directeur SI à laquelle je travaille.

J’ai également eu l’occasion d’utiliser Abraxio lors d’un comité de pilotage avec les élus. L’enjeu était d’arbitrer sur le recours à de la sous-traitance sur une mission de chefferie de projet. Abraxio a permis d’objectiver cette prise de décision : la présentation du portefeuille projets a permis d’avérer le besoin de renfort, compte tenu du volume de projets à adresser.

Et demain ?

On est clairement en phase de montée de charge d’Abraxio, avec une appropriation réussie de l’équipe. Demain, on ira probablement vers le module fournisseurs, pour gérer plus proactivement les prestataires, les contrats, leurs dates d’échéance, pouvoir identifier les engagements critiques et rester vigilants sur la conformité par rapport au Code des marchés. C’est une suite logique.

De façon plus inattendue mais très intéressante néanmoins, d’autres services de la collectivité vont utiliser Abraxio pour leur propre gestion de projet. Les équipes techniques (Eau et assainissement) notamment ont des enjeux d’ingénierie de gros projets similaires aux nôtres, avec des investissements pluriannuels, des niveaux de disponibilité de service importants, et pour eux aussi, la gestion sous Excel atteint ses limites.

Si vous deviez retenir 3 bénéfices d’Abraxio ?

La 1re force que je retiens, c’est qu’Abraxio est une solution clé en main, « tout-en-un », avec très peu d’adhérence au SI de l’organisation, ce qui permet son déploiement très rapide. Ce qui est très réussi, c’est cette capacité à concilier à la fois la vision stratégique (par exemple, pouvoir trier ses projets par enjeu, par niveau de priorité, par axe stratégique, pour décider d’allouer les ressources là où elles apporteront la plus grande valeur) et la vision plus opérationnelle sur la conduite unitaire d’un projet. Ils sont indissociables et on ne perd pas de temps à reconstruire ou faire évoluer l’un par rapport à l’autre, c’est très précieux.

Ensuite, incontestablement, la dimension Finance de la plateforme Abraxio est une vraie force fonctionnelle, assez inégalée à ma connaissance. Que l’on ait besoin de suivre les Opex/Capex, d’avoir une vision pluriannuelle ou du taux d’engagement des projets, de créer des prévisions ou des simulations : Abraxio intègre tout cela et avec une grande facilité d’emploi.

Le dernier bénéfice, c’est l’ergonomie. On sent que l’outil est conçu avec une finalité d’usage, qu’il a été raisonné par ses concepteurs comme s’ils étaient eux-mêmes des DSI ou des chefs de projet, avec l’ambition de répondre à leurs besoins. Abraxio a visé l’ergonomie, le gain de temps, la simplicité, la facilité, avec un design assez épuré, et c’est réussi. On gagne un temps phénoménal, que ce soit avec les saisies à la volée (plutôt que d’être obligé de naviguer dans les menus pour éditer des paramètres), ou avec l’actualisation des données en temps réel sans relancer l’outil. C’est assez bluffant.

Un dernier mot en conclusion ?

Je pense que l’avenir est radieux pour Abraxio ! Les structures de tailles intermédiaires sont de plus en plus appelées à évoluer vers des systèmes d’information hybrides, dans la manière de les manager et de les faire fonctionner opérationnellement (équipes mixtes, solutions fragmentées). Dans cet environnement, le DSI se doit d’autant plus d’être le garant d’une vision consolidée et du maintien de la trajectoire. Abraxio peut l’aider à atteindre ces objectifs.