“Abraxio nous a changé la vie ! Du fait de sa simplicité d’utilisation, l’outil donne seulement en quelques clics une vision globale du budget de la DSI.”

Le CIO Office est une entité transverse à la DSI du groupe SAUR, directement rattachée au CIO Groupe. Nous intervenons sur quatre axes principaux : le pilotage des portefeuilles de projets (PPM), la gouvernance et le modèle opérationnel, la gestion financière, ainsi que l’accompagnement au changement et la communication.
Nos missions principales sont d’accompagner les collaborateurs de la DSI dans les divers changements, de structurer et formaliser les process, de communiquer/partager l’information.
Le CIO Office est le relais du DSI pour accompagner les transformations qu’il souhaite mener, mettre le cadre et structurer sans oublier l’amélioration continue.
Notre positionnement est central et vu comme facilitateur, pivot entre les différents services IT et métiers. Nos interactions sont diverses et ne s’arrêtent pas aux frontières de la DSI :

• Avec les métiers au travers de la gouvernance mis en place.
• Avec la direction de la communication groupe en étant leur relais au niveau de la DSI
• Avec la direction stratégie pour que notre stratégie IT soit alignée et réponde à la stratégie globale du groupe
• Avec la finance pour la mise en place des règles, le process et suivi budgétaire

Pour être acteur de la transformation, il faut savoir se transformer. Pour une DSI comme la nôtre, en charge d’un ambitieux plan de transformation digitale, il était essentiel de gagner en maturité de pilotage et de faciliter la consolidation.

Cette démarche était globale et a impliqué de repenser nos processus et responsabilités, notamment à travers le RACI pour clarifier les rôles et attendus de chacun. Nous voulions également obtenir une vision claire et consolidée des budgets et de la gestion de projets de la DSI.

Cette démarche a coïncidé avec mon arrivée au sein du groupe SAUR. L’objectif initial était d’outiller le process budgétaire. Pour faciliter le suivi et les projections, nous souhaitions disposer d’une vision globale et fiable du budget (l’engagé, le consommé et le reste à faire) avec des données de qualité, harmonisées et sécurisées, sans craindre les pertes, écrasements et limites inhérents à la pratique d’Excel. Pour illustrer, avant Abraxio, il était quasi impossible de consolider un atterrissage budgétaire cohérent et de qualité.

Rapidement, nous avons décidé d’aller plus loin que la gestion financière et d’exploiter pleinement les atouts « tout-en-un » d’Abraxio en intégrant la gestion de projet et la saisie des temps. Cela nous a permis de remplacer un outil PPM existant, sous-exploité et mal utilisé en raison de sa complexité, par une solution mieux adaptée à notre maturité. Nous voulions éviter de s’épuiser à rendre l’ancien outil opérationnel malgré les réticences des utilisateurs. Pour ce faire, nous avons préféré repartir de zéro avec Abraxio, en retravaillant les processus et en accompagnant les équipes pour favoriser l’adoption.

L’implémentation s’est déroulée en deux étapes avec des jalons clairement définis.

Notre besoin premier était d’outiller la gestion budgétaire. Cette première phase s’est déroulée de novembre 2022 à février 2023. En prenant un peu de recul, ce 1^er déploiement a été rapide malgré notre fonctionnement préalable qui était basé essentiellement sur Excel et qui était à la main exclusivement de la Finance. Nous avons totalement transformé cette façon de fonctionner en inversant les responsabilités. Désormais, chaque directeur de la DSI est responsable de son budget, de son consommé.

Ce chantier a nécessité un travail de structuration et de reprise des données de notre exercice en cours (budgets, projets, utilisateurs, axes analytiques, feuilles de temps). Nous avons pour cela travaillé en étroite collaboration avec Abraxio et un partenaire externe qui nous a accompagnés sur la refonte des processus.

Depuis février 2023, nous ne gérons plus notre budget dans Excel. Nous fonctionnons exclusivement dans Abraxio, que ce soit pour la conception des budgets (pour lequel chaque directeur a la responsabilité de son périmètre), pour nos reprévisions budgétaires trimestrielles ou pour le suivi de notre consommé et reste à faire.

Dans un second temps, entre avril – le 1^er cadrage et juillet 2023, nous avons mis en place la saisie des temps et la gestion de projets. Pour donner un ordre d’idée, nous gérons environ 200 projets et une centaine d’activités dans Abraxio, répartis dans plusieurs portefeuilles.

Pour cette seconde phase, nous sommes également allés vite. Nos premiers flash reports ont été opérationnels dès septembre 2023, de même que les premières revues de portefeuilles projets. Sur cette phase, nous avons géré le déploiement en interne : reprise de données, formations, guides utilisateurs.

Culturellement, il s’agissait d’un gros changement pour nos collaborateurs et chefs de projets. L’ancien outil, de par sa complexité, n’était utilisé que pour la saisie des temps. Avec Abraxio, parce que l’outil est convivial, vraiment simple et accessible, nous pouvons aller beaucoup plus loin dans l’utilisation de la solution, et la faire accepter comme un véritable outil de communication, utilisable directement en comités.

Cela nous a permis de passer un vrai cap de maturité sur la gestion de projet.

C’est vrai pour n’importe quel projet mais l’accompagnement au changement est essentiel. La mise en place d’Abraxio représentait un vrai défi : au-delà de l’adoption de l’outil, se jouaient d’autres transformations : une remise à plat des process, de la gouvernance, de nouvelles responsabilités à endosser par certains acteurs…

Nous avions notamment un enjeu au niveau du Codir de la DSI, qu’il a fallu convaincre pour faire d’Abraxio un outil POUR LA DSI et non pas un outil financier.

Le changement était également de taille pour la Finance. Désormais, ils ont la vision globale du budget de la DSI, mais n’en sont plus gestionnaires et n’ont plus la main pour le modifier, contrairement à auparavant. Nous les avons accompagnés et acculturés à ces nouvelles pratiques.

Pour embarquer l’ensemble des collaborateurs, nous avons par exemple organisé des Cafés Abraxio : des sessions Q&A pour répondre aux questions et partager les nouveautés de la plateforme.

Aujourd’hui, tous les collaborateurs de la DSI basés en France et en nearshore utilisent Abraxio, soit 200 utilisateurs. Nous avons atteint nos objectifs initiaux mais nous pouvons toujours progresser, s’améliorer et gagner en maturité et efficacité.

Nos ambitions prochaines sont d’étudier la possibilité d’intégrer les autres BU pour avoir une vision globale « DSI Groupe » et l’intégration de notre 2ème partenaire en offshoring représentant environ 80 ETP pour une meilleure gestion des temps passés. De nouveaux défis à réaliser !

Nous souhaitons également enrichir les reportings projets et savons qu’Abraxio continuera d’évoluer pour répondre à ces besoins.

La quête d’optimisation et de simplification est continue ! On l’a constaté cette année : notre budget 2025 s’annonce encore plus simple à gérer que celui de 2024, tant sur le plan des données que de l’utilisation de la plateforme. Nous visons de faire encore mieux l’année suivante !