“One single source of truth : la donnée de pilotage centralisée comme levier stratégique pour la DSI”

Le Groupe Bonduelle accorde culturellement une grande importance au suivi budgétaire, avec un contrôle de gestion très exigeant en matière d’information. Nos processus de pilotage couvrent plusieurs dimensions : portefeuille de projets, budget, achats, fournisseurs et ressources. Nous avions bâti un système permettant de suivre ces éléments au quotidien, mais la gestion manuelle via tableurs atteignait ses limites. La consolidation des données devenait complexe et chronophage . Il était donc essentiel de renforcer nos outils pour renforcer et améliorer notre pilotage financier.

Notre objectif était double :

• Responsabiliser davantage nos managers dans le suivi de leurs dépenses (engagé, atterrissage, consommé)
• Passer d’un système efficace à un système efficient : autrement dit, obtenir les mêmes résultats mais avec un minimum d’efforts, grâce à des pratiques standardisées, une meilleure qualité des données et, in fine, un gain de temps passé et d’argent.

Avec Abraxio, nous avons rapidement vu l’intérêt de centraliser l’ensemble de nos processus dans un outil unique, offrant un lien natif entre les différents modules et une information partagée en temps réel. Cela nous a permis de rationaliser et d’optimiser immédiatement notre pilotage.

Enfin, un point clé dans notre démarche était l’implication des managers de la DSI. Nous avons profondément transformé leur rôle dans le suivi budgétaire, il était donc essentiel qu’ils soient au cœur du choix de la solution. Nous ne voulions pas leur imposer un outil, mais leur proposer une solution dont ils perçoivent immédiatement la valeur ajoutée.

Les principaux bénéfices d’Abraxio sur le plan budgétaire sont clairs : rationalisation des processus, gain de temps, efficience, et alignement renforcé avec le contrôle de gestion.

Chez Bonduelle, notre processus de pilotage budgétaire est mature et structuré, avec une forte culture du détail. Nous avons choisi Abraxio parce qu’il répond pleinement à nos besoins en la matière.

Auparavant, nous avions du mal à faire le lien entre notre « last estimate » et notre budget P&L, ce qui entraînait des écarts significatifs en fin d’exercice entre nos chiffres et ceux du contrôle de gestion. Abraxio nous a changé la vie : nous concilions les deux visions (cash out et P&L) et sommes désormais parfaitement alignés avec le contrôle de gestion. Nous pouvons différencier clairement nos dépenses « cash » sur l’année fiscale et les engagements pluriannuels lorsque ceux-ci dépassent la durée de l’exercice. Cet alignement avec le contrôle de gestion est une avancée majeure, notamment sur la gestion des charges constatées d’avance, la trésorerie et l’impact sur les résultats du pilotage des dépenses.

L’activation de la fonctionnalité CCA pour les dépenses engagées sur plus de 12 mois nous a encore permis de gagner en maturité de pilotage budgétaire et en proximité avec la vision du contrôle de gestion. Désormais, nous pilotons précisément l’écart entre les dépenses engagées (nos commandes) et celles réellement consommées (le facturé) ce qui nous permet d’atterrir au plus proche du réel consommé en fin d’exercice. C’est presque un exploit !

Abraxio a l’énorme avantage de centraliser l’intégralité du budget de la DSI, y compris celui des projets. C’est ce que nous résumons sous les mots « Single source of truth for all ». Concrètement, lorsqu’un chef de projet travaille ou ajuste son budget, tout est automatiquement synchronisé dans l’outil au niveau du budget global de la DSI.

C’était précédemment un véritable point de friction : les budgets travaillés par les chefs de projet dans l’outil de gestion de portefeuille ne correspondaient jamais à la vision consolidée en central dans nos tableurs, ce qui obligeait à d’interminables ajustements. Désormais, ce qui est travaillé est également ce qui est visible, et c’est un vrai soulagement !

Grâce à Abraxio, nous pouvons également suivre conjointement le budget « build » et le « run »  associé de chaque projet, un suivi qui était particulièrement complexe auparavant. Cette connexion entre le budget et le portfolio est un vrai avantage de l’outil : on peut suivre les opex générés par un projet, en le liant par un axe analytique spécifique.

Au-delà de cette connexion entre le budget et le portefeuille de projets, nous apprécions particulièrement le fait qu’Abraxio nous apporte une vision consolidée de l’ensemble de l’activité de la DSI : run, évolutions et projets. Cette structuration nous permet d’anticiper et de mieux préparer nos futurs budgets, notamment en estimant plus précisément le temps consacré aux activités de run.

Un autre atout majeur : l’outil offre une vision pluriannuelle du budget de chaque projet. Cela permet de visualiser son coût global mais aussi le découpage des impacts budgétaires sur chaque exercice fiscal. Ce suivi est totalement intégré à l’outil et se fait naturellement, sans effort supplémentaire.

Enfin, la standardisation du suivi des projets proposée par Abraxio constitue un véritable gain de temps. L’outil propose par défaut des axes analytiques (issus du Cigref), des flash reports, des états et étapes de projet standardisés, que l’on peut personnaliser ou utiliser en l’état afin d’optimiser nos processus.

Pour avoir vu de nombreux outils de gestion de portefeuille de projets (PPM) au cours de ma carrière, Abraxio se distingue par sa simplicité et son approche « tout-en-un ». Un chef de projet y retrouve toutes les notions dont il a besoin : budget initial et révisé (et liens automatisés avec la finance, Gantt, gestion des risques… Tout est à portée de main et facile d’utilisation. Sur nos 15 chefs de projet, dont certains ne sont en prime pas 100% dédiés à la gestion de projet, l’adoption d’Abraxio s’est faite naturellement, sans frein. C’est un vrai point fort !

L’implémentation d’Abraxio a commencé par une phase de prévalidation de deux semaines avec le CIO, deux managers du centre de coût et deux du contrôle de gestion, pour évaluer ce que chacun pouvait tirer de l’outil. Pour confirmer notre choix, nous avons simplement chargé notre budget dans Abraxio afin de vérifier si nous retrouvions nos repères, avec un focus sur la gestion du budget, et sur le portefeuille, sur le budget des projets.

L’objectif était aussi de tester la partie simulation, qui était vraiment fastidieuse dans nos tableurs, et d’intégrer immédiatement nos données afin que chacun puisse voir en situation réelle ce que cela changeait : un seul outil à gérer, centralisant toutes les informations, plutôt que X fichiers et X réunions avec tous les acteurs du processus, notamment le contrôle de gestion.

L’adhésion a été très rapide, dès les premiers ateliers de travail. Nous avions volontairement constitué un panel d’utilisateurs varié, avec des profils naturellement promoteurs et d’autres plus sceptiques, dont nous savions qu’ils poseraient des questions et feraient des retours. Finalement, tout le monde a immédiatement vu l’intérêt de la solution, ce qui n’a fait que confirmer notre intuition qu’Abraxio répondait bien à nos besoins.

Nous avons ensuite mis en place des ateliers hebdomadaires où chacun venait avec ses questions après avoir utilisé l’outil. Tout s’est fait de manière fluide et sans difficulté particulière, d’autant que nous avions anticipé en structurant les axes analytiques et en préparant une base prête à l’emploi pour les managers.

Ce qui nous a vraiment surpris, c’est la rapidité d’installation. Nous étions habitués à des progiciels dont l’installation nécessitait un forfait de plusieurs jours de paramétrage, suivis d’une « disparition »  de l’éditeur. Avec Abraxio, l’accompagnement a été totalement différent : des sessions courtes, régulières (une fois par semaine au début), permettant d’ajuster progressivement la mise en place avec un focus sur un module ou une fonctionnalité spécifique. Ce mode d’accompagnement très réactif et itératif s’est révélé particulièrement efficace.

Notre idée initiale, était d’utiliser Abraxio uniquement pour construire notre budget N+1, en laissant le suivi de l’année en cours dans Excel pour éviter de trop perturber les équipes. Finalement, l’intérêt était tellement évident que nous avons décidé d’accélérer et de basculer immédiatement le suivi de l’année en cours dans l’outil. Nous nous sommes donné un mois pour bien structurer nos données. Abraxio intègre des bases standards, comme la catégorisation Cigref, mais permet aussi un paramétrage avancé, avec la possibilité d’ajouter des axes analytiques spécifiques à chaque organisation. Il était donc essentiel d’accorder le temps nécessaire à cette structuration afin de garantir un bon pilotage au quotidien et de répondre aux besoins à venir du DSI et du contrôle de gestion. Nous avons donc repris et structuré nos données, reconstitué notre budget validé dans l’outil pour en faire un premier d’arrêté, puis intégré les premières versions mises à jour. Cette étape a aussi été l’occasion d’adapter nos process, en supprimant de nombreux fichiers Excel et en redéfinissant certains workflows, notamment sur les achats. Une fois cette base stabilisée, nous avons onboardé nos 15 managers.

L’étape suivante a consisté à construire nos rapports. Il ne suffisait pas d’avoir structuré les données, il fallait aussi pouvoir les restituer sous un format familier pour la finance et le contrôle de gestion. Nous avons reconstruit nos rapports financiers, mais aussi des rapports de contrôle qualité. Le paramétrage s’est avéré très « user friendly », aussi simple qu’ un tableau croisé dynamique : il suffit de sélectionner les champs nécessaires, sans manipulation complexe. Ce qui est particulièrement intéressant, c’est que toutes les données sont accessibles directement dans l’outil, sans besoin de les exporter. Autre accélérateur : l’importation et l’intégration des données, notamment les lignes budgétaires et fournisseurs, sont un vrai plus, tout comme la possibilité d’exporter l’ensemble des données vers un fichier Excel préformaté et structuré, reprenant toutes les tables et datas si besoin.

À l’issue de cette phase de préparation, nous avons acté le lancement officiel du suivi de l’année en cours dans l’outil, ainsi que la préparation budgétaire pour N+1, en nous appuyant sur la fonctionnalité de prolongation budgétaire qui simplifie énormément cette tâche.

À partir de là, nous sommes entrés dans une phase de consolidation avec l’accompagnement des managers dans leurs nouvelles pratiques. Ceux qui avaient manipulé l’outil au démarrage ont aidé les autres, ce qui a permis d’accélérer la montée en compétence collective.

En parallèle, nous étions en pleine construction budgétaire et avons testé en profondeur les fonctionnalités de simulation en créant plusieurs versions du budget. Avoir l’outil à ce moment-là a été un vrai atout : nous avons produit de nombreuses versions et avons pu comparer facilement les écarts pour mesurer la pertinence de chaque ajustement par rapport à la version initiale. Cela s’est révélé particulièrement utile dans notre travail avec les achats et la finance, car tout le monde pouvait suivre en direct l’évolution des scénarios grâce à la diffusion d’Abraxio à l’écran.

Pour le suivi du portfolio et la gestion des temps passés par les équipes, nous utilisions auparavant un autre outil. Après quelques semaines d’utilisation, nous avons basculé l’ensemble de nos équipes dans Abraxio et déployé le module portfolio auprès des chefs de projet et des managers. Dans un premier temps, nous leur avons demandé de se concentrer sur la gestion des plans de charge, en staffant les équipes sur les projets et les activités de run ou de support, afin que chacun puisse ensuite pointer ses tâches dans l’outil. Cette transition a été extrêmement rapide : en une à deux semaines, tout était en place. Concernant le suivi des temps, nous avons laissé les managers onboarder leurs équipes. L’outil étant très ergonomique et bien pensé, l’adoption a été immédiate, sans aucune question particulière.

Pour les chefs de projet, la prise en main a été encore plus rapide. Abraxio permet en effet de lier le portefeuille de projets aux budgets, et nous avions préchargé tous les projets en cours ou à terminer d’ici la fin de l’exercice. Il leur suffisait donc de se connecter, de mettre à jour leur plan de charge et leur planning, et tout était automatiquement interconnecté avec notre budget. C’est ce qui a rendu le déploiement aussi efficace.

Après quelques semaines, nous avons relancé le sujet portfolio en passant à une nouvelle étape : nous avons mis en place une communauté de chefs de projet, avec une animation régulière pour améliorer nos pratiques en gestion de projet et de portfolio. Nous avons défini nos exigences en matière de reporting projet et choisi de nous concentrer pour commencer sur nos quinze plus gros projets en cours. Pour cela, nous utilisons le flash report standardisé proposé par Abraxio, qui permet d’extraire des rapports en format PowerPoint ou PDF. Ce format nous est très utile pour communiquer chaque mois sur l’avancement des projets, avec des indicateurs de météo, de risques, de planning et de budget, et ainsi garantir une vision à jour du portefeuille.