Planification budgétaire DSI & IT : comment la réaliser ?

L’heure de la préparation des budgets a sans doute déjà sonné dans votre entreprise. Moment important dont l’aboutissement fixera le cadre de votre prochain exercice, il reste pour de nombreux DSI un sujet d’appréhension, tant la constitution du budget peut être fastidieuse. D’autant que la fonction IT, de plus en plus centrale dans l’entreprise (et c’est tant mieux !) est sollicitée de toute part.

Pour attaquer sereinement cette période de planification budgétaire, nous avons rassemblé 5 conseils pratiques à mettre en œuvre sans attendre, et demandé son regard à Samuel Revenu, CEO d’Abraxio et lui-même ancien DSI.

1.   Fiabilisez votre existant

Bonne nouvelle, sauf si vous venez d’arriver dans votre entreprise, vous ne partez pas de zéro. Pour projeter sereinement le budget de votre nouvel exercice, appuyez-vous sur une connaissance fine, fiable, à jour de votre existant :

• Quelle est en temps réel la situation budgétaire de votre exercice en cours ? Où en est votre consommé par rapport à votre prévisionnel ? Quel est l’engagé d’ici la fin de l’année ?
• Où sont les risques, les dérives potentielles qui impacteront l’atterrissage de cette année et le démarrage du nouvel exercice, et au contraire les poches à réexploiter qui vous permettent de dégager des leviers d’optimisations ?

Il y a de fortes chances que 50 à 70 % de votre budget soit constitué de run sur lequel il faudra compter l’année prochaine et que vous pouvez sans risque reconduire quasiment à l’identique. Si cette partie est « propre », bien renseignée, c’est autant de temps gagné qui vous permettra de vous consacrer au chiffrage des projets de build, souvent plus visibles et stratégiques pour l’entreprise.

Pour préparer son budget, on ne part jamais d’une feuille blanche mais on a parfois une base tellement brouillonne à base de multiples tableurs Excel aux mises à jour incertaines que l’on préférerait presque tout remettre à plat pour redémarrer sur des bases saines !, se souvient Samuel Revenu. C’est vraiment un des nœuds qui a conduit au développement d’Abraxio, cette volonté d’outiller les DSI avec une solution de gestion et de pilotage pragmatique, qui centralise et historise toutes les données budgétaires et en donne une vue temps réel. Les budgets des DSI sont conséquents, de plus en plus, mais on ne réinvente pas la roue chaque année. Si on est au clair sur le point de départ, on projette et on écrit beaucoup plus facilement l’avenir.

2. Pensez budget DSI et exploitez vos propres clés d’analyse

Le budget, c’est le nerf de la guerre, et chaque direction de l’entreprise se conforme souvent aux matrices développées par la DAF et le contrôle de gestion. Sans en remettre en cause le bien-fondé, ce cadre est parfois enfermant car rarement adapté au fonctionnement d’une DSI qui comporte, de façon structurelle, de vraies spécificités :

• Distinction des projets de build et des activités de run
• Multitude de fournisseurs et lignes d’achat avec des modalités contractuelles spécifiques
• Temporalité des projets bien distincte de celle des budgets annuels
• Qualifications spécifiques des natures de dépense (quartier SI, finalité, etc.)
• Allers retours fréquents entre vue classique cash out ou vision P&L orientée compte de résultat.
• …

Quand on est jeune DSI ou nouvellement arrivé dans une entreprise, il peut être difficile de sortir du cadre fixé par la direction financière ou hérité du passé. C’est justement là qu’il faut oser faire bouger les lignes et prendre le budget avec un regard de DSI pour en proposer de nouvelles clés de lecture », conseille Samuel Revenu. Et de poursuivre : « Toutes filiales confondues, quels sont les principaux postes de dépense ? Quels fournisseurs pourraient être mutualisés ? Quel est le poids du maintien du legacy ? Avoir des éléments de réponse à ces questions, c’est déjà avoir un coup d’avance sur les pistes d’optimisations du budget du prochain exercice. 

Autrement dit, pour préparer votre nouvel exercice, croisez et faites travailler différemment vos données, variez vos clés d’analyse. Cela mettra peut-être en lumière le fait que vos marges de manœuvre sur les nouveaux projets sont entravées par le poids du run, par la mobilisation de trop de ressources sur le maintien du legacy, par l’éparpillement de fournisseurs qui pourraient être mutualisés…

En sortant du cadre strictement financier, en changeant de regard, vous allez donner de nouvelles perspectives à votre budget, « faire entendre une nouvelle musique » et dégager de nouveaux leviers d’actions bénéfiques pour l’avenir.

3. Ouvrez le budget de votre DSI et impliquez tous les acteurs

Qu’il s’agisse de support, de production ou de développement, aucune entité de l’entreprise ne peut avancer sans IT. Alors soyez proactifs, prenez les devants et faites le tour des demandes des directions de l’entreprise. Nouveau projet ? Poussez l’analyse et la description des besoins pour en faire l’évaluation la plus juste.

Profitez de ces temps d’échange pour partager avec vos interlocuteurs votre stratégie et votre roadmap IT macro. Cela vous permettra d’avoir un coup d’avance, de commencer à poser les jalons utiles au moment des discussions finales, et de rester maitre du jeu. Bénéfice induit : vous contribuez à diffuser une image plus ouverte de la DSI, loin des clichés d’opacité qui ont encore parfois la vie dure.

Et autant que possible, associez vos équipes et notamment vos managers à cet exercice de planification. Ce faisant, vous les responsabilisez dans la constitution du budget dont ils auront la charge, et vous inscrivez leur périmètre dans un cadre plus global, celui de la stratégie de l’entreprise.

Les DSI sont rarement des communicants par nature, et certains souffrent de cette image qu’on leur renvoie parfois. En présentant la feuille de route globale, en partageant les tableaux de bord, on a vraiment beaucoup à gagner car on révèle à quel point la fonction IT innerve toute l’entreprise et est multi-sollicitée conseille Samuel Revenu

4. Facilitez les arbitrages à venir en scorant vos projets

Vous avez fait le tour des directions, avez la vision quasi exhaustive de tous les projets à initier ou prolonger…. Et de chaque budget associé. Et c’est là que le bât blesse. Car si les projets s’additionnent, votre capacité à délivrer, elle, n’est pas extensible à l’infini, qu’il s’agisse de ressources ou de charges.

Il va donc falloir arbitrer. Pour le faire de la façon la plus objective possible, livrez vous à l’exercice du scoring. L’utilité d’un projet, son bénéfice, sa contribution à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’entreprise sont évidemment un point d’entrée, mais il aura d’autant plus de poids que vous indexez aussi sa valeur au regard de ses conditions d’exécution, de l’effort à consentir pour le déployer. ROI, Impact, Confiance, Effort, Risque, Budget, Complexité… En croisant ces axes, on obtient une vision plus juste.

« Le scoring des projets n’est encore pas assez pratiqué au sein des DSI. Je suis pourtant convaincu qu’il permet d’aboutir à des décisions plus rapides et mieux acceptées, car objectivées. C’est une vraie clé pour faire émerger les projets à plus forts potentiels et déprioriser les autres, puisque tout ne pourra de toute façon pas être traité dans l’exercice » indique Samuel Revenu.

5. Travaillez et proposez plusieurs scénarios

Le monde n’est pas binaire et il peut exister plusieurs voies pour un budget. Travailler des scénarios alternatifs va vous permettre d’enrichir les discussions à venir avec la Direction financière et la Direction générale et contribuer à vous positionner comme un véritable business partner proactif, apporteur de propositions et de solutions.

Dans les instances d’arbitrage budgétaire, on peut faire bouger les lignes mais la DAF et la DG sont comme Saint-Thomas, et on ne peut pas leur reprocher : ils ne croient que ce qu’ils voient et ne signent pas de chèques en blanc. », témoigne Samuel Revenu. En revanche, leur faire la démonstration chiffrée qu’une autre voie est possible, qu’investir dans une refonte ou dans un scénario plus ambitieux peut permettre de dégager des marges de manœuvre pour un autre sujet, par ex, ou créer davantage de valeur, peut devenir extrêmement convaincant et réhabilite le DSI dans son rôle clé de pilote. Dans Abraxio, on a justement mis l’accent sur cette possibilité de travailler et comparer facilement des scénarios « tests » pour accélérer les arbitrages et la prise de décision. 

Envie d’échanger et de voir comment inscrire votre préparation budgétaire dans le cadre de la plateforme Abraxio ?