Plaidoyer pour une DSI enfin digitalisée

Les systèmes d’information sont devenus essentiels dans toutes les organisations. Les douze derniers mois auront au moins eu le mérite de révéler cette vérité au plus grand nombre : comme jamais auparavant, les décideurs informatiques ont été aux commandes d’une transformation digitale qui s’est accélérée partout dans l’entreprise, pour garantir autant sa performance économique, son développement que sa résilience.

Alors, passées de l’ombre à la lumière, les DSI ? Pas tant que ça. Certes, la crise a mis en lumière la capacité des équipes IT à répondre présentes. Mais en ce qui concerne le management de leur propre activité, la donne n’a pas changé et les DSI sont toujours « à la mine ». Pour leur propre gestion, celle qui doit leur permettre à leur tour de se développer, d’être plus performantes, plus résilientes, les DSI n’ont pas pris (pas encore ?) le virage de la digitalisation.

La DSI, étonnant parent pauvre de la digitalisation 

Visio-conférence, ERP, CRM, SI RH, selfcare, … Dans toutes les fonctions de l’entreprise, business ou support, les activités se numérisent. À la manœuvre de cette transformation, les DSI portent des projets structurants et décisifs pour les organisations.

Pour fluidifier les interactions avec les services de l’entreprise, canaliser le flux de demandes entrantes, organiser et prioriser l’activité, répondre à des injonctions parfois contradictoires, les directions informatiques ont bien mis en place quelques solutions digitales facilitantes – outils de ticketing, suivi de demandes et projets, etc. Mais à bien regarder, ces outils sont essentiellement top-down. Ils sont avant tout dictés par les attentes des métiers « donneurs d’ordre » pour communiquer vers une DSI finalement cantonnée à une fonction d’exécutante… à l’opposé du rôle crucial qu’elle occupe désormais dans l’entreprise.

C’est là tout le paradoxe  que nous avons déjà eu l’occasion de relever : une DSI dispose dans l’entreprise de budgets et d’équipes souvent significatifs, à la hauteur des projets qu’elle coordonne et des enjeux de digitalisation qu’elle adresse. Mais pour orchestrer cela, elle est restée à l’âge de pierre, pilotant son activité avec les moyens du bord, autrement dit, dans 95 % des cas, avec de « simples » tableurs type Excel….d’ailleurs pas si simples à gérer. Mickaël LUPINACCI, l’un des DSI que nous accompagnons avec notre plateforme Abraxio, évoquait dernièrement avec beaucoup de justesse « l’ironique comble du DSI à qui l’on confie la lourde tâche de digitaliser l’entreprise, tandis qu’il dispose de ficelle, de cailloux et d’Excel pour son propre pilotage ».

La DSI est donc à la manœuvre pour digitaliser toutes les composantes de l’entreprise mais en a oublié de se digitaliser, d’optimiser ses propres moyens de gestion alors qu’elle est si centrale dans la vie de l’entreprise. Elle est finalement la laissée pour compte de cette grande révolution interne.

La DSI est souvent restée à l’âge de pierre, pilotant son activité avec les moyens du bord,
autrement dit, dans 95 % des cas, avec de « simples » tableurs type Excel…. d’ailleurs pas si simples à gérer.

Manque de moyens : impact sur la productivité et l’implication des équipes

Dans tous nos échanges avec les DSI, le constat est le même : entre la gestion des budgets, du portefeuille projets, des équipes et des fournisseurs, en moyenne, 30 à 50 % de leur temps est consacré au management de leur direction. C’est une part considérable de leur activité, dont la tendance est à l’inflation puisqu’à l’heure des serrages de vis budgétaires et de la démultiplication des fournisseurs, le pilotage en temps réel et le reporting prennent une importance accrue.

Immanquablement, quand on manage autant de dimensions, on finit par manipuler 5, 10 voire 15 tableurs Excel aussi élaborés que complexes à mettre à jour, qu’on ose à peine faire évoluer, et que chaque tentative de réconciliation rend chronophage. Quand il s’agit de saisir et ressaisir les mêmes données sous des points d’entrée différents, la grande facilité d’usage du fichier plat atteint ses limites et est même source potentielle d’erreurs et a minima d’incertitudes. À tel point qu’on ne partage pas ces fichiers.

C’est là que le bât blesse. Cette gestion anachronique n’est pas seulement fastidieuse et extrêmement consommatrice de temps pour le DSI ou ses managers : en décourageant la délégation, en dissuadant la collaboration, elle devient contre-productive et impacte l’efficience de toute leur direction. Comment concerner les équipes – a minima le 1^er cercle de managers – si elles n’ont pas les moyens d’intervenir facilement sur certains paramètres de leur propre gestion? Comment les responsabiliser et les encourager à communiquer l’action de la DSI si elles ne peuvent pas s’impliquer dans un pilotage proactif et avoir de la visibilité sur les retours d’usage ? Voilà un paradoxe supplémentaire à l’heure du collaboratif.

Les DSI consacrent en moyenne 30 à 50 % de leur temps au management de leur direction.

Replacer la collaboration au cœur du suivi et optimiser la gestion

Les décideurs IT que nous accompagnons le savent, leur direction ne peut plus faire l’économie de solutions de gestion et de pilotage dignes de ce nom, à l’instar des autres fonctions de l’entreprise qu’elle sait parfaitement équiper. Le collaboratif est une préoccupation centrale de toute l’entreprise, DSI comprise. Difficile de porter la bonne parole et de prôner les vertus de la digitalisation quand on ne montre soi-même pas l’exemple.

Le management de la DSI est de toute façon incontournable. Replacer la collaboration en son cœur est tout autant gage de performance que de fluidité de fonctionnement. En se dotant du bon outil, le DSI créé un cadre de travail commun et peut enfin proposer à ses équipes un moyen pertinent et efficace de faciliter son suivi d’activité, d’optimiser le temps qu’il y consacre et de collaborer de manière pérenne, à distance ou pas. Ce faisant, il répond aux attentes de partage et de coopération, et formalise l’inclusion au regard de tâches considérées à tort comme individuelles. Le suivi est le devoir de tous. En optimiser la qualité et le temps passé est de la responsabilité du DSI, qui peut espérer bénéficier au passage de moyens d’analyse et de reporting accrus, voire automatisés.

Devenue structurée, organisée et collaborative, la communication de la DSI auprès des métiers et de la direction devient alors ouverte et simple, même dans le monde distanciel d’aujourd’hui ! Un cercle vertueux, en somme !

Abraxio, l’évidence pour les directions informatiques

CQFD ? Mais comment ajouter cet enjeu de digitalisation de la DSI à la longue liste des projets métiers en cours, sans parler du run qui mobilise une large bande passante ? Comment assumer faire passer la DSI avant les autres services de l’entreprise ? Anciens DSI, c’est parce que nous avons nous-même éprouvés toutes ces difficultés que nous avons développé Abraxio, la première plateforme collaborative de gestion et pilotage des DSI. Notre vocation est simple : soulager les décideurs informatiques et leurs équipes dans leurs missions quotidiennes et accroitre leur performance avec une solution clé en mains, prête à l’emploi et dédiée à leur métier. À la clé, un nouvel environnement de travail qui replace sans effort la DSI au même niveau que les autres services de l’entreprise: digitalisée à bon escient avec une plateforme calibrée pour répondre à ses besoins de gestion et de pilotage quotidiens et lui permettre de communiquer sur son activité. À bons entendeurs…

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