Décryptage | Budget de la DSI:
6 limites d’Excel enfin repoussées
- Collaborer à plusieurs dans un budget sans en perdre le contrôle
- Pointer ses engagements au plus juste, sans effort
- Comparer son budget dans le temps sans se noyer dans les versions
- Mettre en perspective son budget et automatiser des reportings temps réel
- En finir avec les copier-coller pour planifier son prochain exercice
- Oublier le casse-tête de la double gestion budget de direction/budget de projets
Excel vs Abraxio, on refait le match !
Excel et le budget de la DSI, c’est souvent…
- « Mais qui a encore fait sauter la formule de calcul ? »
- « Quelle est la dernière version du fichier ? »
- « On avait démarré avec quel budget en début d’année, déjà ? »
- « Tu peux me sortir le Top10 de nos dépenses en infra toutes filiales confondues ? »
- « Le budget courant n’est pas à jour ? Je dois le partager au Copil
de cet après-midi ! »
- « Pour le nouvel exercice budgétaire, on repart de zéro ? »
Ces situations vous semblent familières ? C’est normal ! Parce qu’Excel pour gérer le budget d’une direction informatique, ça n’est pas optimal et c’est souvent fastidieux. Chez Abraxio, on en a eu assez de subir le tableur pour piloter le budget de notre DSI, et on s’est attelé à en dépasser toutes les limites.
1. Collaborer à plusieurs dans un budget sans en perdre le contrôle
Avec Excel
Suppressions de données, modifications de formules involontaires, ajouts de colonne intempestives, fichiers qui restent ouverts par un utilisateur ou versions en conflit…
Sans compter la difficulté à maintenir dans le temps des référentiels, à garder la traçabilité des modifications….
Un budget partagé dans Excel, c’est du temps de contrôle en plus et en aucun cas de la délégation maîtrisée.
Avec Abraxio
Abraxio vous permet de déléguer votre budget avec sérénité en attribuant des périmètres de responsabilité spécifiques à vos managers et en gardant la traçabilité des modifications effectuées.
Vous avez la possibilité d’attribuer chaque budget d’activité ou de projet à des responsables (ou à vous-même). En déléguant, vous partagez la charge de pilotage, responsabilisez vos managers sur leurs périmètres tout en conservant une parfaite maitrise de l’ensemble et de la traçabilité des modifications effectuées.
2. Pointer ses engagements au plus juste, sans effort
Avec Excel
On distingue fréquemment deux écoles :
les engagements sont gérés dans un onglet facture distinct de l’onglet budget ; l’onglet budget pointe vers chacune des lignes de l’onglet facture : un travail minutieux, fastidieux et fragile à maintenir dans son intégrité.
> ou alors le budget est suivi à l’aide d’une colonne ajoutée au sein de l’onglet budget ; si elle a l’avantage de la simplicité, cette méthode limite grandement la traçabilité et le suivi détaillé dans le temps.
Avec Abraxio
Abraxio vous permet d’associer simplement vos bons de commande et vos factures aux bonnes lignes budgétaires, même quand elles sont multiples : saisie unitaire, saisie assistée depuis la GED Abraxio ou import en masse automatisé depuis vos systèmes comptables ou infocentre.
Vous disposez de plusieurs dispositifs pour pointer efficacement vos engagements. Et tant qu’à faire, intégrez aussi facilement vos dotations aux amortissements.
3. Comparer son budget dans le temps sans se noyer dans les versions
Avec Excel
Souvent, la comparaison dans le temps avec Excel se réduit à empiler des onglets par version de budget au fil des exercices, et à en nourrir la synthèse par des recherches dans l’ensemble des onglets.
Quant à la mise en avant des écarts, ils se gèrent par la mise en place de règles spécifiques ou de commentaires.
Résultat, un process qui rend complexe la délégation du suivi et la maintenance des données.
Avec Abraxio
Parce qu’historiser X versions de budget dans des onglets ou des fichiers différents pour les comparer est laborieux et source d’erreur, Abraxio permet de rapprocher facilement vos exercices ou vos arrêtés en faisant simplement le choix du point de comparaison dans le temps.
4. Mettre en perspective son budget et automatiser des reportings temps réel
Avec Excel
Ah, les TCD... Qu’il s’agisse d’une vue comptable, par fournisseur, par nature d’achat, par projet, etc., à chaque nouveau besoin d’analyse, son tableau croisé dynamique, souvent converti, à des fins d’illustrations, dans une représentation graphique à la portée bien limitée.
Pour sortir de cet archaïsme et limiter les écueils (actualisation, fiabilité, modernité), certaines DSI ont recours à des rapports externalisés, produits dans un outil de B.I. dédié.
Une solution certes plus valorisante et dans l’air du temps, mais qui implique bien souvent une maintenance spécifique réalisée par un collaborateur ou par un tiers, et des mises à jour non instantanées, différées à J+ quelques heures ou J+1.
Avec Abraxio
Pourquoi faudrait-il choisir entre des données à jour en temps réel ou un outillage moderne ?
Avec Abraxio, profitez d’une capacité d’analyse décuplée en croisant des axes d’analyses et des comparaisons dans le temps. Créez en quelques clics les vues adaptées aux besoins de chacun et à jour en temps réel…
Et ce n’est pas tout. Allez plus loin que les camemberts et les histogrammes, profitez de rapports et tableaux de bord temps réel générés automatiquement pour faciliter votre collaboration avec vos managers, le contrôle de gestion et même votre direction générale.
5. En finir avec les copier-coller pour planifier son prochain exercice
Avec Excel
Pour planifier son nouvel exercice budgétaire, on repart de zéro ?
Non bien sûr, parce qu’on a accumulé quelques copies successives de fichiers pour historiser les évolutions du budget, conserver les versions.
Et c’est donc à partir d’une version antérieure que l’on prépare son nouvel exercice, en copiant/collant des lignes de Run, et en replanifiant le Build projets.
Résultat, une maintenance qui s’alourdit d’année en année et un processus de planification budgétaire toujours aussi complexe.
Avec Abraxio
Vous initialisez automatiquement 50 à 70 % de votre nouveau budget par simple reconduction de votre Run et la prise en compte des projets déjà planifiés. Vous pouvez donc vous concentrer sur les nouveaux sujets à engager et simuler différents scénarios.
Un gain de temps considérable, évalué par nos clients utilisateurs : « 4 clics suffisent pour préparer un nouvel exercice budgétaire. Grâce à Abraxio, j’ai raccourci mon processus d’élaboration budgétaire de 3 mois à moins de 2 semaines. » estime ainsi Arnaud Percie du Sert, DSI d’Iserba.
6. Oublier le casse-tête de la double gestion
budget de direction/budget de projets
Avec Excel
Beaucoup de services et directions informatiques fonctionnent sur le même modèle avec Excel : les activités de Run sont pilotées dans un fichier de suivi budgétaire de l’exercice, alors que les projets de Build sont traités à part, dotés de leurs propres moyens de suivis, partagés avec les équipes projets.
Inévitablement, la réconciliation des données est chronophage car elle doit être continue. Elle impacte la préparation budgétaire jusqu’au dernier jour de l’exercice, de par l’évolution des projets.
Avec Abraxio
Parce que la vie des projets est souvent moins linéaire que le calendrier d’un exercice budgétaire, mettre à jour automatiquement et en temps réel les budgets des exercices en cours et à venir, c’est enfin possible avec Abraxio.
Concrètement, comment ça marche ? Si un projet est à cheval sur deux exercices, le budget de la direction portera une partie sur un exercice et le reste sur le suivant.
Si un projet se décale de quelques mois et bascule sur votre exercice suivant, votre budget est automatiquement mis à jour pour l’exercice en cours et le suivant.
Abraxio réconcilie automatiquement et en temps réel votre budget de direction annuel et vos projets.
Envie d’en savoir plus ?
Visionnez le replay de notre webinaire (30 mn) pour repousser toutes les limites d’Excel
et reconstruire un nouveau budget efficace, facile à gérer, piloter et communiquer ?
