Comment optimiser son IT avec un DSI à temps partagé 

De plus en plus de petites ou jeunes entreprises font appel à un DSI à temps partagé. La fonction s’impose comme une solution hybride pertinente pour renforcer par le haut la fonction informatique tout en s’adaptant à la réalité des besoins de l’organisation et à sa capacité à les financer.

Qu’est-ce qu’un DSI à temps partagé ?

Le DSI à temps partagé est un Directeur des Systèmes d’Information presque comme un autre… À la seule différence que, comme son nom l’indique, il partage son temps entre plusieurs entreprises – entre 3 et 5 en règle générale et – en corollaire – est donc présent à temps partiel dans ces différentes organisations (souvent entre 6 et 10 jours par mois).

Il ne faut pas confondre le DSI à temps partagé avec le DSI de transition. Si ce sont parfois les mêmes structures qui proposent ces deux types de profils, leurs missions sont bien différentes : alors que le DSI de transition intervient dans un contexte provisoire de changement, souvent de transformation ou de remplacement d’un poste laissé vacant mais destiné à être pourvu de façon pérenne, le DSI à temps partagé à vocation à s’inscrire :

• le plus souvent dans la durée, en continu,
• ou alors sur une mission ponctuelle et spécifique en appui de l’équipe informatique en place dans la structure, sans qu’il soit remplacé à la fin de son intervention.

Qui est-il ou elle ?

Il s’agit fréquemment d’un(e) DSI qui a déjà eu de l’expérience en tant que responsable ou directeur informatique, ou expert IT, à temps complet dans de précédentes missions et qui a choisi d’exercer son métier différemment et d’expérimenter d’autres formes d’engagement, parfois de façon transitoire entre 2 postes à temps complet.

Le DSI à temps partagé est susceptible d’exercer son activité sous différents statuts :

• le plus souvent, c’est un indépendant avec lequel on conclut un contrat de prestation ;
• il peut être salarié d’une ESN (entreprise de services numériques) avec laquelle l’entreprise conclut un contrat de services classique ;
• il peut être salarié à temps partiel de l’entreprise.

À la différence d’une prestation de conseil totalement externalisée, le DSI à temps partagé est souvent intégré comme un collaborateur de l’entreprise, et participe de ce fait à ses rituels formels et informels.

Quand faire appel à un DSI à temps partagé ? 

Les enjeux IT sont de plus en plus prégnants dans les organisations, mais aussi complexes et difficiles à appréhender. Lorsque la digitalisation gagne les entreprises qui étaient encore faiblement digitalisées, les équipes informatiques en place ne sont pas toujours assez “staffées” en expertise et séniorité pour mener à bien des projets digitaux et informatiques qui peuvent être décisifs. Le recours à un Directeur des systèmes d’information – à la fois stratège – expert – polyvalent – devient décisif pour assurer le pilotage et la sécurisation de ces enjeux, faciliter la communication avec les parties prenantes dans l’entreprise (Direction, DAF, Métiers…), et conforter la prise de décisions.

D’autant que dans les PME (Petites et moyennes entreprises), c’est souvent le dirigeant qui occupe la casquette de responsable du système d’information, de DPO (Délégué à la protection des données), mais aussi de pilote de la stratégie. Dans un contexte de transformations, il peut se faire aider, et préférer faire appel à une ressource engagée sur la durée plutôt que d’externaliser la prestation.

Plusieurs contextes et situations rendent donc pertinents le recours à un DSI à temps partagé.

• Le premier d’entre eux est la taille de l’entreprise : le recours à un DSI à temps partagé est particulièrement adapté aux PME et startups… Car si les enjeux IT et numériques occupent une place essentielle dans toutes les entreprises, rendant quasiment indispensable l’existence d’une fonction de DSI, la taille et les besoins des petites structures ne justifient pas un plein temps pour ces postes “C-levels” d’envergure stratégique. D’autant qu’elles n’auraient pas forcément non plus la capacité financière de recruter un DSI à temps complet, ces profils convoités allant généralement de pair avec des rémunérations significatives.

Certains contextes et problématiques adressés par les entreprises justifient plus particulièrement de faire appel à un DSI à temps partagé :

• la volonté de “muscler l’IT”, de faire évoluer les systèmes d’information pour renforcer leur contribution à la stratégie de l’entreprise ;
• en corollaire, le besoin de renforcer une équipe existante “par le haut” ;
• un changement de cap tel qu’un contexte de croissance ou au contraire de cession au sein de l’entreprise, qui implique de poser et mener une vision claire de la stratégie IT ;
• un besoin ponctuel mais néanmoins stratégique que l’on souhaite sécuriser par la présence d’une ressource senior en complément des équipes en place. L’exemple de la mise en place d’un nouvel ERP est souvent mentionné dans les cas de figure rendant pertinent le recours à un DSI à temps partagé. C’est un projet d’envergure, stratégique pour l’entreprise, qui peut présenter de nombreux écueils pour qui n’en aurait jamais traité auparavant ;
• le besoin de préparer le terrain pour un recrutement futur de DSI en habituant les équipes et interlocuteurs Métiers à échanger avec un Directeur ; le temps passé dans l’entreprise pouvant alors monter crescendo jusqu’à justifier le recrutement d’un DSI à temps plein.

À quel profil de DSI à temps partagé faire appel ? 

C’est sans doute la question la plus sensible. Même si le DSI n’est pas présent à 100% dans l’entreprise, il s’agit d’un recrutement, et il ne faut pas se tromper sur le profil recherché. Tous les DSI ne se valent pas, et il faut bien – pour l’entreprise qui recrute – clarifier ses attendus et besoins prioritaires pour tirer le meilleur parti de ce recrutement. Cet enjeu est d’autant plus important dans certaines régions françaises moins attractives sur le front de l’emploi, où les candidatures peuvent être pénuriques ; pourtant il s’agit d’un recrutement stratégique sur lequel il ne faut ni se tromper, ni hésiter à se faire accompagner.

Certes, un DSI a vocation à embrasser l’ensemble des enjeux inhérents à une Direction informatique. Mais, dans les petites structures dans lesquelles les équipes opérationnelles ne sont pas pléthoriques, le DSI va être amené à “mettre les mains à la pâte” et son expertise sur des domaines spécifiques ne doit pas être négligée:

• avez-vous besoin d’un manager, meneur d’équipes, capable de remettre une dynamique en mouvement, de redonner confiance et faire grandir les collaborateurs, de les faire changer de posture ?
• avez-vous plutôt besoin d’une pointure en termes de sécurité ?
• d’un “cost-killer” à même de challenger les fournisseurs et prestataires de la DSI ?
• de quelqu’un qui saura faire preuve de pédagogie pour dialoguer avec toutes les directions métiers de l’entreprise et construire une feuille de route pertinente pour la direction informatique ?
• d’un spécialiste de l’infra, du cloud, du parc ?
• d’un DSI transformateur aguerri aux changements d’échelle de type carve-out ou croissance externe ?

Selon les priorités de la structure, le profil du directeur des systèmes d’information à temps partagé qui saura répondre aux vrais besoins de l’organisation peut s’avérer très différent, et il convient d’y être attentif.

Quels sont les avantages du DSI à temps partagé ?

Les atouts sont nombreux, tant pour l’entreprise, qu’il s’agisse de l’équipe dirigeante, des collaborateurs du service ou de la direction informatique, des Métiers, que pour le DSI lui-même.

Pour l’entreprise, l’arrivée d’un DSI – même à temps partagé – est la promesse de doter le service informatique d’un vrai pilote. Après un démarrage classique par une phase d’audit, le DSI va ainsi définir la stratégie informatique en lien avec celle de l’entreprise, poser une feuille de route, identifier des chantiers prioritaires et les mener à bien, avec l’appui des équipes informatiques internes ou de renforts externes si nécessaire.

À la différence d’un consultant souvent de passage et qui ne bénéficie pas du même ancrage dans la structure, il devient un interlocuteur clé pour la direction : sa présence ponctuelle lui offre un regard plus haut sur les enjeux IT, souvent détaché des sujets politiques internes. Les directions Métiers bénéficient d’un dialogue renforcé et de qualité sur leurs besoins et sur la contribution du numérique et du département informatique à leurs objectifs, amenant l’entreprise plus loin.

Ainsi, l’entreprise qui a recours à un DSI à temps partagé peut s’attendre à court terme à des gains concrets :

• sécurisation de la gestion du parc informatique ;
• optimisation du budget IT, et meilleure visibilité sur les investissements ;
• prise en compte des risques ;
• renforcement de l’efficience de l’équipe informatique, de la qualité de services ;
• meilleure visibilité sur la stratégie et sa mise en œuvre ;
• sourcing de renforts si nécessaire ;
• gouvernance.

Pour les collaborateurs du département informatique, l’intervention d’un professionnel du niveau d’un DSI représente souvent l’occasion de grandir en travaillant aux côtés d’un manager expérimenté qui porte un regard stratégique sur le système d’information. C’est parfois l’occasion pour les équipes de se professionnaliser au contact d’un expert aguerri qui partage et transmet son savoir et dont la position particulière au sein de l’entreprise peut également lui permettre de faire passer plus facilement certains messages auprès des parties prenantes du département informatique.

Reste un dernier avantage certain : celui du coût. Par sa nature, l’intervention d’un DSI à temps partagé pourrait être équivalente à celle d’un consultant senior mis à disposition par une société de conseil ; mais la teneur de l’engagement sur la durée permet de le faire à des taux journaliers moyens (TJM) incomparables et bien plus accessibles pour les PME concernées, allant parfois du simple au double.

Enfin, le DSI à temps partagé a également beaucoup à gagner :

• de la variété apportée par la diversité des missions : le DSI à temps partagé est une recrue de proximité, il est donc fréquent qu’il intervienne pour plusieurs secteurs d’activités ; c’est autant d’enjeux, de stratégies, d’interlocuteurs et de collaborateurs différents avec lesquels coopérer. En termes d’employabilité, cela ajoute plusieurs cordes à son arc, en renforçant ses savoir-faire et en élargissant ses expertises ;
• de la souplesse et de la liberté d’organisation, de l’autonomie dans la gestion de l’emploi du temps ;
• s’il a choisi un statut indépendant, une forme de sécurité financière, puisque si une mission se termine, les autres lui assurent une continuité de rémunération (ce n’est pas le cas des DSI de transition qui doivent anticiper les phases d’intermissions) ;
• s’il est salarié d’une ESN (entreprise de service numérique), une forme de compagnonnage aux côtés de ses pairs également DSI à temps partagé ou de transition.

Quels sont les limites et risques de la fonction ?

Il y a peu de risques et limites à la fonction, si ce n’est qu’à un moment donné le temps partagé ne soit plus suffisant pour couvrir les besoins de l’organisation, ce qui sera alors un signe positif de sa croissance. Ce sont plus des points de vigilance qu’il convient de mettre en avant :

• le risque de dépendance et de perdre en maîtrise du système d’informations avec une ressource qui n’a “qu’un pied” dans l’entreprise. Les PME qui ont une faible maturité numérique peuvent avoir des difficultés à exprimer clairement leurs besoins, comprendre d’où elles partent et se rassurer sur la valeur ajoutée de ce que va leur apporter le DSI à temps partagé. Elles peuvent craindre de ne pas être suffisamment en mesure de juger la pertinence de la prestation et du conseil délivré. Pour cela, il faut bien demander au DSI de faire preuve de transparence, avec le partage de tableaux de bord, reportings, feuilles de route assez précises pour avoir de la visibilité sur son intervention.
  Il est également intéressant d’identifier au DSI à temps partagé un binôme présent de façon récurrente, qui pourra bénéficier d’un partage de compétences et grandir au contact de ce professionnel expérimenté, pour pourquoi pas – demain – le remplacer à temps plein. Il faut ainsi capitaliser sur la présence du DSI à temps partagé et insister sur la transmission d’information pour ne pas créer une forme de dépendance.
• le risque d’un manque de souplesse sur l’organisation: le DSI à temps partagé intervient généralement sur une ou plusieurs journées fixes dans l’entreprise ; cela nécessite une certaine rigueur dans la planification des temps d’échanges ou de négocier avec le DSI concerné, pour assurer une bonne marche de l’activité, un assouplissement possible de son emploi du temps en cas de nécessité dans la gestion de l’agenda.

Quels outils pour le DSI à temps partagé ?

L’une des difficultés inhérentes au partage du temps tient pour le DSI au fait qu’il est confronté à autant d’outils et de process de gouvernance propres que d’entreprises dans lesquelles il intervient. Dans les PME, l’outillage est souvent restreint et Excel reste largement répandu comme solution de suivi, qu’il s’agisse de gestion budgétaire, des fournisseurs, etc. Jongler d’un tableur à l’autre peut alors s’avérer complexe, d’autant plus quand le DSI doit s’approprier des feuilles de calculs élaborées par d’autres, et nativement ni collaboratives ni partageables à distance.

La plateforme Abraxio est particulièrement recommandée au DSI à temps partagé pour accompagner le management de l’activité IT des structures dans lesquelles il intervient. Les avantages sont multiples, et pour toutes les parties prenantes :

• Le DSI bénéficie d’une plateforme unique “standardisée” pour toutes les entreprises dont il s’occupe. Il gagne donc du temps et de l’efficacité avec des automatismes reproductibles d’un environnement à l’autre.
• L’ensemble de l’équipe informatique peut avoir accès à la plateforme ; elle apporte un cadre de travail structurant, souple et pérenne, une historisation du suivi, avec un bon niveau de granularité pour embarquer progressivement l’équipe vers plus d’efficience opérationnelle (reportings projet, suivi des temps, gestion de tâches, GED, sécurisation des contrats, etc.), d’autant que la plateforme Abraxio a été pensée par d’anciens DSI avec l’objectif d’apporter des réponses pragmatiques aux besoins de suivi, de pilotage et de communication des DSI de toutes tailles.
• L’entreprise et notamment les dirigeants (dont le responsable financier) peuvent avoir en temps réel et en permanence de la visibilité sur l’action du DSI et du département informatique (et plus globalement des projets du portefeuille embarqués dans la plateforme). La présence de tableaux de bord pédagogiques sur différentes dimensions du management de l’activité (budget, projets, équipes, fournisseurs) est utile pour accompagner la maturation digitale de l’organisation, et valoriser la contribution de l’action du service informatique. Abraxio peut alors s’imposer comme outil facilitant la médiation et la pédagogie autour de l’action menée par le DSI à temps partagé, avec beaucoup de réassurance quant à la véracité et la fiabilité des données manipulées.
• Pour tous, la plateforme étant très accessible financièrement et immédiatement disponible sans paramétrages, elle apporte une simplicité d’utilisation pertinente y compris pour les “petites” structures.