Comment élaborer le budget de sa DSI ?

Le budget informatique représente un poste significatif dans l’entreprise. De plus en plus présents, les enjeux de transformation et de digitalisation ont même tendance à renforcer son importance et à en faire parfois un des rares budgets en croissance, là où partout ailleurs sont demandées des économies.

Aux affaires, le Directeur des Systèmes d’information ou le Responsable informatique est en charge d’élaborer un budget particulièrement complexe, par le nombre de ses lignes – qu’il s’agisse des projets ou des activités – le volume de ses fournisseurs, la spécificité de ses immobilisations, l’éparpillement souvent extrême de ses données. 

Comment sortir haut la main de cette activité complexe et porteuse de gros enjeux ? Méthodes et conseils.

Cinq étapes clés pour avancer avec méthode

1. En amont, se préparer

Partons du commencement. Comme toute Direction au sein de l’entreprise ou de l’organisation, la Direction des Systèmes d’Information se voit allouer un budget avec généralement, une marge d’évolution par rapport à l’exercice N-1 (à la hausse ou à la baisse). Il ne s’agit évidemment pas d’un chèque en blanc : cette enveloppe budgétaire globale doit permettre de répondre – du point de vue le plus macro – au maintien en condition opérationnelle du SI en place et aux évolutions guidées par les grandes orientations de la stratégie de l’entreprise, et plus concrètement, à la stratégie SI, souvent pluriannuelle, que vous aurez sans doute établie dans un schéma directeur. 

Logiquement, vous ne partez pas de zéro et votre nouveau budget informatique va d’abord s’élaborer – dans le cadre de cette enveloppe – en capitalisant sur celui de l’année en cours voire de l’année précédente. L’analyse de l’existant va vous permettre de donner des orientations à votre nouveau budget, en apportant de précieuses indications pour reconduire à l’identique, amender ou dégager des pistes d’optimisations. 

Tout l’enjeu, dans cette étape de préparation, est donc de vous approprier finement votre budget et de bien comprendre la structure de coût sous différents axes d’analyse, sans perdre de vue la finalité des dépenses ou investissements menés jusqu’alors.

Parmi les axes d’analyse, vous pouvez notamment vous concentrer sur les points suivants :

• Typologie de vos dépenses informatiques entre build / run / projets transverses
• Analyse de vos coûts Opex (dépenses de fonctionnement) et Capex (dépenses d’investissement) et évolution des amortissements
• Coûts par fournisseurs
• Impact sur les dépenses de migrations éventuelles de logiciels de l’On Premise vers le Saas/Cloud 
• Évaluation et bilan de vos abaques et des dépenses de MCO (maintien en conditions opérationnelles) par rapport à l’exercice précédent et alertes éventuelles de dépassement ou de sous-consommation
• Benchmarks avec le marché sur certains coûts ou certaines ressources
• Analyse des coûts par processus ou service de l’entreprise

2. Établir le budget de fonctionnement 

Le budget de fonctionnement, c’est tout simplement l’ensemble des dépenses nécessaires pour entretenir et maintenir le Système d’Information actuel en état de marche. C’est la partie immergée de l’iceberg, et elle est colossale. Nombre de DSI rapportent que les dépenses de fonctionnement pèsent entre 50 % et parfois jusqu’à 80 % du budget géré par leur Service, qu’il s’agisse de matériel, de logiciels, d’abonnements télécom, de renouvellement de maintenance, etc. Il s’agit bien de ce qui assure – comme son nom l’indique, le bon fonctionnement de l’outil de travail quotidien de toute une organisation… et concrètement, il n’est donc pas possible de fermer les vannes ou de couper les cordons de la bourse en cours d’exercice.

Par définition, les dépenses de fonctionnement sont généralement consommées dès le premier usage et présentent un caractère récurrent. Pour construire son budget de fonctionnement, il suffit donc de partir de son budget N-1 et de le prolonger quasi à l’identique. Seuls facteurs à faire bouger : les prix unitaires et l’actualisation des inventaires et des évolutions attendues. Vous devez renouveler un parc de PC ? Cela rentre en ligne de compte. Vous allez intégrer x recrues d’une nouvelle filiale et les équiper avec des postes de travail et une flotte de téléphonie mobile ? Même chose. 

Cette tâche peut être fastidieuse car le budget de fonctionnement représente fréquemment un nombre de lignes budgétaires très important dans une DSI. Mais avec les bons regroupements et la bonne organisation par portefeuille d’activités, la tâche peut être grandement facilitée.

3. Optimiser le run en quête d’un plan d’économies sur l’existant

Sauf surprise, votre budget n’est pas extensible et au contraire, vous devez le composer dans un cadre contraint. Avant de vous attaquer au Build (projets) et aux dépenses d’investissement (là où vous êtes particulièrement attendus), essayez de dégager des marges de manœuvre pour réussir à embarquer le plus de nouveaux projets dans votre budget prévisionnel (et satisfaire une demande des Métiers que l’on imagine exponentielle.)

C’est de toute façon un exercice intéressant qui vous permettra de faire la démonstration auprès de vos parties prenantes, et notamment la DAF et la direction générale, de votre bonne gestion et de votre souci d’optimiser le budget qui vous est confié et de le dépenser à bon escient.

Pour challenger l’existant, vous disposez de deux armes : 

• Les renégociations

La voie à suivre est assez transparente : partez de l’analyse de vos coûts informatiques, établie lors de la phase de préparation, et cherchez à détecter les optimisations possibles : Qui sont vos fournisseurs ? Lesquels représentent les principaux postes de dépense, certains sont-ils redondants ? Pouvez-vous en réduire le nombre et massifier certains coûts, renégocier certaines prestations ou logiciels par rapport aux benchmarks établis du marché, etc. ? Misez sur différentes hypothèses, chiffrez les marges attendues, et voyez quels chantiers il est pertinent d’initier en priorité pour dégager des ressources.

• Les décommissionnements :

Concrètement, il s’agit d’identifier les éventuels logiciels qui tombent en déshérence ou n’apportent pas un service rendu suffisant et qui pourraient être arrêtés ou transférés pour réaliser des économies.

Face à l’explosion du nombre d’applications, faire régulièrement le point sur les outils et logiciels dont vous êtes équipés, leur vocation respective, le nombre de licences attribuées au regard de l’utilisation réelle, leur coût de TMA, leur obsolescence potentielle, etc. est souvent salvateur. Le décommissionnement permet ainsi de rationaliser le parc applicatif, avec des effets induits intéressants pour le budget, qu’il s’agisse des coûts de maintenance, de support, de stockage/serveurs, montées de version, etc. 

Outre son intérêt pour maintenir un Système d’Informations vivant, une démarche de décommissionnement a le mérite d’initier une cartographie des applications actives dans l’organisation et d’associer à cet inventaire un coût pour chaque logiciel. Une bonne façon de s’interroger sur la valeur des applications, qui peut permettre de prioriser les actions à initier.

Préparation, reconduction du budget de fonctionnement, plan d’optimisation du run : ces 3 étapes étant faites, on arrive désormais à la partie visible de l’iceberg, celle qui cristallise les attentions et parfois les tensions car elle impacte toutes les directions ou services Métiers de l’entreprise : le budget des Projets…

4. Mettre à jour le budget des projets en cours

Votre portefeuille projet ne démarre pas avec une nouvelle page blanche chaque 1er janvier. Un projet peut être pluriannuel ou à cheval sur plusieurs exercices, donc déjà lancé. Il va donc impacter votre budget à venir. 

Problème : les budgets des projets sont souvent gérés indépendamment de votre budget global de direction ; et la réalité de l’avancement est rarement alignée avec le prévisionnel de départ : décalages de planning, aléas qui impactent les ressources nécessaires donc les coûts, etc. Il est donc essentiel de réconcilier en temps réel le budget courant de votre projet avec celui de l’exercice : où en est-on réellement du consommé, est-on aligné par rapport au planning et au budget initiaux, y a-t-il des décalages, des risques de dérives ? Toutes ces évolutions par rapport au prévisionnel doivent être prises en compte pour être reportées dans le nouveau budget.

5. Intégrer les nouveaux projets

Dernière étape : établir l’impact budgétaire des nouveaux projets. Cette phase est cruciale et attendue car elle est au croisement des demandes de tous les services métiers. L’intégration des nouveaux projets informatiques doit donc se faire par étape en suivant également un processus d’arbitrage méthodique. 

Pour ce qui concerne le budget : dans une première approche, n’écartez rien : recueillez toutes les demandes de projet et commencez par en faire une analyse de valeur rapide, croisée avec des facteurs d’exécution, dont les coûts prévisionnels. Commencez ensuite des macro-chiffrages des projets apparus comme prioritaires, pour avoir une qualification plus juste de chacun, mais avec des enveloppes « grandes masses » (budget achats + nombre de jours hommes), sans vous noyer dans les détails. Petit à petit, qualifiez chaque projet avec les métiers de manière collaborative et itérative, précisez les chiffrages des projets prioritaires pour sécuriser vos estimations. Le temps du chiffrage précis, complet et détaillé des nouveaux projets à engager arrivera ensuite, après arbitrage final sur le nouveau portefeuille.

À noter : selon le modèle de fonctionnement des entreprises et organisations, cet arbitrage sur les projets peut être décidé pendant la phase d’élaboration budgétaire, ou de manière dissociée, soit avec une enveloppe dédiée aux projets à arbitrer tout au long de l’année, soit avec des demandes d’extensions budgétaires pour chaque nouveau projet.

Finalement, l’élaboration du budget de la DSI pourrait presque se résumer à l’équation suivante : 

Budget annuel = Run (dont optimisations) + Projets déjà engagés + Nouveaux projets

L’issue de la négociation sur l’enveloppe allouée aux nouveaux projets permettra d’atterrir sur le budget global de votre DSI. Mais pour la réussir, ne négligez surtout pas les premières étapes et notamment votre plan d’optimisation du Run. Rappelez-vous que ce budget de Run pèse « lourd » et qu’il est incontournable, donc subi. Il est donc très important de pouvoir l’expliquer simplement, le justifier (avec des KPI’s, des indicateurs), et faire la démonstration des efforts réalisés pour le contenir et l’optimiser, pour que le vrai débat reste centré sur l’arbitrage des projets. 

Le calendrier type d’élaboration du budget de la DSI

Evidemment, tout dépend du fonctionnement interne de l’organisation et de l’exercice fiscal auquel elle est assujettie mais généralement, la construction du budget informatique est un exercice au long cours (sans compter le pilotage du budget de l’exercice en cours et ses éventuels reforecasts trimestriels qui vous occupent en fil rouge tout au long de l’année).

• 1er trimestre : c’est le démarrage de votre nouvel exercice et le moment idéal pour initier de nouveaux modes de gestion, de management et délégation, d’organisation, de reporting, avant que le suivi des consommations ne soit trop avancé.
• 2e trimestre : avec le recul du début d’année, prenez le pouls des grandes orientations qui pourraient vous impacter et réfléchissez à vos objectifs et aux inflexions que vous aimeriez apporter à votre budget (mise à plat de certains fonctionnement, externalisations, etc.) ; c’est le moment idéal pour étudier les options qui intéressent votre Direction mais n’impactent pas directement les services Métiers.
• 3e trimestre : la préparation ou planification budgétaire : sur la base d’une lettre de cadrage budgétaire et d’une remontée des besoins de tous vos interlocuteurs Métiers, vous élaborez progressivement la 1re maquette de votre budget informatique.
• 4e trimestre : discussions et arbitrages avec la DAF et/ou la direction générale, puis validation définitive du budget N+1 et atterrissage du budget en cours.

Cinq conseils pour construire plus facilement son budget de DSI

1. Associez votre équipe à la préparation budgétaire

Si elle est souvent redoutée, c’est notamment parce la planification budgétaire peut s’avérer très chronophage. En particulier pour le DSI, souvent contraint de concentrer l’exercice en ses seules mains, ne serait-ce que par ses outils de travail – fréquemment de simples tableurs Excel, sont par nature anti-collaboratifs. 

Une des clés du succès d’un budget construit « sans douleur » tient dans sa délégation maitrisée. Au-delà de vos PMO qui sont évidemment parties prenantes dans le macro-chiffrage des nouveaux projets, veillez à associer vos managers d’équipe à la réflexion globale et à la préparation du budget. Outre le temps que cela va vous dégager, cette pratique de management est une façon de garder le recul suffisant à l’analyse et de favoriser le partage et la bonne communication des enjeux de la DSI entre et auprès de vos responsables (et de donner plus de sens au suivi budgétaire qui interviendra par la suite). Sans oublier que des regards croisés entre expertise peuvent naitre de très bonnes idées d’optimisations.

2. Communiquez en continu avec les Métiers

Soyez proactifs et réguliers dans vos échanges avec les autres services de l’entreprise qui sont souvent – d’une certaine manière – vos donneurs d’ordre. Cela peut vous permettre de détecter très en amont un nouveau besoin qui demandera un fort investissement IT et d’anticiper ses conséquences. Ce dialogue est de toute façon vertueux pour assurer un bon fonctionnement du binôme IT/Métiers et favoriser une compréhension réciproque des enjeux. Vos interlocuteurs n’ont peut être pas conscience qu’une grande partie de votre budget est captée par des sujets de run, ou n’imaginent pas le nombre de projets différents sur lesquels votre Direction est sollicitée. Partagez votre feuille de route, vos contraintes, échangez pour chercher des solutions, c’est la clé d’une relation fluidifiée qui peut débloquer ou tempérer bien des situations.

3. Parlez le même langage que vos interlocuteurs Finance

L’importance du binôme DAF/DSI n’est plus à démontrer dans les entreprises. Son efficacité n’en sera que décuplée si les échanges avec les fonctions Finance (contrôle de gestion, DAF) sont fluides et efficaces, laissant le temps pour une discussion à forte valeur ajoutée. Selon les enjeux de pilotage financier en vigueur dans votre organisation, n’hésitez pas à présenter votre budget avec une vue P&L complémentaire à la vue Cash-flow, vous pourrez ainsi aligner plus facilement votre budget et discuter des arbitrages sur les amortissements et immobilisations qui impacteront le compte de résultat.

4. Soignez la présentation de votre budget et préparez des scénarios alternatifs

Un budget se discute. Pour réussir cet échange, pensez d’abord à adapter votre présentation et votre discours à votre interlocuteur : soyez factuels, précis, synthétiques, visuels, pensez ROI et n’oubliez pas d’organiser votre budget autour des axes stratégiques de l’entreprise. 

Partez bien équipés et évitez d’arriver avec un chemin unique tout tracé : donner le choix est une clé de la négociation budgétaire car c’est permettre à votre interlocuteur de se positionner et de s’impliquer à vos côtés dans la réflexion et la décision, qu’il s’agisse de revoir des priorités, d’externaliser certaines prestations, d’imaginer de nouveaux modèles économiques, etc. Hypothèses hautes, basses ou médianes : de bons arguments pourraient bien faire vos affaires et opérer les arbitrages finaux en faveur de votre scénario le plus ambitieux.

5. Gardez traces des décisions

Un budget primitif est toujours discuté, et périodiquement, il est rediscuté, ne serait-ce que pour mettre à jour les prévisions avec la réalité. Pour gagner en efficacité à chacune de ces étapes, pensez à garder trace des décisions prises et de leurs motivations. Pensez à faire régulièrement des arrêtés pour comparer dans le temps plusieurs situations. Capitaliser sur le passé permet définitivement de projeter plus facilement le futur.

Vous voilà avec toutes les cartes en main pour réussir l’élaboration de votre budget DSI… Votre budget primitif est validé ? Félicitations, c’est une vraie première étape passée ! Mais vous le savez, ce n’est que le début de l’aventure ! Faites un 1er arrêté pour garder une photographie à T0, et démarrez sereinement votre pilotage…