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Cette tribune a été initialement diffusée dans la rubrique Opinions du magazine ITforBusiness (mai 2023)
Vous souvenez vous de vos prises de poste en tant que DSI ? Ce moment où l’on prend ses marques avec autant d’excitation que d’appréhension, et où l’on découvre le budget de sa nouvelle direction… Un budget dont on n’est pas l’auteur mais qu’il va falloir faire sien, jusqu’à ce que vienne le temps du 1er budget que l’on va construire et présenter soi-même. Lorsque arrive ce moment, on a beau avoir l’expérience, s’être déjà livré plusieurs fois à l’exercice : on n’est jamais complètement serein.
La bonne nouvelle, c’est que ce contexte de prise de poste plaide en notre faveur. Si beaucoup d’attentes sont concentrées sur notre personne, il y a également une vraie écoute pour les idées neuves que nous allons amener. Cet état de grâce est idéal pour faire bouger les lignes, en revisitant l’ambition et la stratégie de la DSI, en engageant une transformation du SI, et en initiant des changements, y compris d’ordre budgétaire. Car sans être une fin en soi, qu’il soit de transformation ou de continuité, le budget reste le nerf de la guerre. Le DSI nouvellement arrivé doit donc saisir l’opportunité de le challenger ou le redimensionner. Sans se tromper, car comme chacun le sait, « on n’a pas deux fois l’occasion de faire une première bonne impression ».
Une première copie à travailler en profondeur
Pour réussir dans ce premier exercice budgétaire, il faut commencer par prendre le temps nécessaire pour bien cerner le contexte de l’entreprise et son nouvel écosystème. Sinon, gare au risque de tuer dans l’œuf la plus brillante des stratégies en passant à côté du sujet. Ce travail de défrichage ne doit donc négliger ni le fond, ni la forme. C’est ainsi que pour ne pas décrédibiliser sa copie par des approximations, il faudra d’abord parfaitement maîtriser les coûts dont on « hérite » et les chiffres manipulés. Cela passe par un état des lieux exhaustif de l’existant, dans lequel il faudra probablement remettre de l’ordre en commençant par vérifier que la base de travail est saine, c’est à dire en croisant et en recoupant tous les chiffres à disposition – avec ceux de la DAF notamment. Il peut y avoir des zones d’ombre, où on doit avancer à l’aveugle. Il ne faut alors pas hésiter à le dire. Et si on part d’une page blanche, assumer aussi qu’il faudra faire un exercice complet pour rebâtir correctement le budget.
Tout cela permet d’être « droit dans ses bottes ». Mais pour aller plus loin, viser juste et amener les bons arguments, il faudra aussi maîtriser les mécanismes de pilotage financier de l’entreprise, par exemple les paramètres de sa stratégie d’immobilisation et des attentes de la DAF : cash-out ou P&L à améliorer, ce n’est pas la même chose !
Il s’agit enfin de comprendre qui est décisionnaire et quels sont les circuits de validation. Et même quel niveau de détail est attendu pour cet budget. Va-t-on tout décortiquer ligne à ligne ou se contenter de regarder les écarts dans les grandes masses ?
Une communication essentielle
Même si les DSI sont rarement friands des exercices de communication, ils vont devoir ici se faire violence. Certaines astuces de forme peuvent heureusement grandement les aider. Ils peuvent par exemple décaler le discours en présentant un budget dédié non pas aux besoins de la DSI, mais à ceux des Métiers. Un effort de pédagogie sur la distinction entre le build et le run sera également appréciable. Sur les coûts récurrents, il faudra évidemment justifier les écarts, mais on marquera surtout des points en valorisant les efforts initiés pour challenger chaque ligne de run. Il y a en quelque sorte un droit d’inventaire du nouveau DSI, autant en profiter avant de s’attaquer à la baisse ou au contrôle de ces coûts.
Quant au build, il faut là encore être stratège et habile dans la présentation, en s’inscrivant dans la stratégie et l’ambition de l’entreprise (innovation, croissance, maîtrise des coûts, …), en déroulant par projet le chiffrage du portefeuille au service des Métiers, en déportant la responsabilité de la prise de décision par le Codir dans son ensemble, et en éclairant les arbitrages sur la base d’éléments factuels – analyse de valeur et du ROI attendu. On n’omettra pas non plus les projets portés par la DSI en tant que sponsor (innovation, renforcement du SI, etc.). Le tout nécessite d’apporter un grand soin au support de présentation, en veillant notamment à comparer les chiffres du nouveau budget à ceux de l’année précédente. Cela ne peut que renforcer l’image recherchée de sérieux, de maîtrise et d’ambition.
« Ceinture ET bretelles »
Un dernier conseil ? N’hésitez pas à « prendre la température ». Avant la présentation officielle, il est donc utile de tester son support – sur le fond autant que sur la forme – notamment auprès du DAF ou d’un autre membre du Codir. Outre le fait de s’assurer que le livrable est au niveau attendu, c’est une façon de se faire des alliés. Si tout se passe comme prévu, cet exercice du 1er budget va imprimer votre marque de nouveau DSI en l’ancrant dans la réalité de votre nouvelle entreprise. Et surtout ouvrir la voie pour dérouler sa feuille de route… et se tenir prêt à recommencer, et recommencer… car un budget prévisionnel est évidemment fait pour être en permanence réaligné sur le réel. Mais cela, vous le saviez déjà !