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Le comité de pilotage (COPIL) est une instance majeure en gestion de projet.
Il jalonne les différentes phases du projet ou du programme en encourageant la prise de décision sur les principaux points clés.
Dans quelle mesure le COPIL assure-t-il un rôle stratégique essentiel à la conduite et au succès du projet ?
- Qu’est-ce qu’un COPIL ?
Le comité de pilotage est l’une des principales instances qui se créent en amont d’un projet, avec le comité de projet, avec lequel on le confond d’ailleurs trop souvent. Le comité de pilotage est éminemment stratégique et essentiel au bon déroulé du projet puisque c’est avant tout un organe de décision qui permet de suivre et veiller à l’avancement du projet. En se réunissant régulièrement, il suit chaque phase majeure en anticipant un maximum de risques et permet par sa vigilance, de solutionner et débloquer les situations critiques.
Là où le comité de projet a pour but de construire et faire évoluer le planning, de répartir les activités, tâches, ressources, le comité de pilotage s’en différencie dans le sens où il n’a pas vocation à aller dans autant de détails. Au contraire, son objectif est de guider, valider, acter et faire avancer les différentes phases du projet. Donc, plus il est préparé en amont, mieux c’est.
- Une réunion différente du CODIR
Par ailleurs, de par sa composition parfois similaire, il peut arriver qu’on le confonde avec le comité de direction. Un CoDir a une volonté stratégique. Il alloue les ressources au projet et le COPIL, plus opérationnel, joue avec celles-ci pour prendre ses décisions. Ces deux comités ne se mélangent pas et même si certains rôles se retrouvent par définition dans les deux, ce sont bien des réunions différentes. On pense notamment au DSI et au DAF qui, de par leur caractère déterminant sur les conditions d’un projet SI, se retrouvent régulièrement dans ces deux comités.
- Les missions du COPIL
Quels sont les objectifs du COPIL ? Le comité de pilotage a trois grandes missions principales qui doivent se refléter dans l’ordre du jour de chaque réunion.
- La première consiste à suivre et garantir l’avancement du projet en vérifiant qu’il évolue en cohérence avec le planning et les échéances définies.
- Sa deuxième mission clé est d’arbitrer les grandes décisions à prendre, en fonction des points bloquants qui pourraient impacter durablement le bon déroulé du projet. Cela peut par exemple être d’acter une extension de budget ou de planning.
- Enfin, sa troisième mission est d’anticiper les risques en monitorant leur probabilité de réalisation et de prévoir des solutions éventuelles. Il faut donc bien spécifier ce qu’est un risque. D’ailleurs, pour certains grands projets, il n’est pas rare de voir un Risk Manager participer au Copil.
Au sein du COPIL, on s’assure donc de la gouvernance du pilotage du projet ou du programme : Budget, Planning, Risques, Alertes, Communication. Le COPIL ne traite pas de décision technique mais du pilotage du projet et des arbitrages éventuels (validation des grandes orientations stratégiques, allocation des ressources, gestion des risques, approbation des jalons importants).
- Une composition et une fréquence stable
Un COPIL est souvent organisé par le Chef de projet lui-même (ou le PMO – Project Management Officer s’il y en a un dans l’entreprise, qui peut en être le porte-voix) et le sponsor.
Le comité est composé d’une équipe transversale et organisée en amont du projet. Ses participants sont rigoureusement identifiés et ne changent pas au cours du projet.
Ainsi, le COPIL est généralement composé du chef de projet ou du PMO (s’il y en a un), des experts Métier et du DSI, du sponsor, du client et parfois, selon les projets, du risk manager.
Par ailleurs, le COPIL implique une suite de réunions qui se planifient en avance, idéalement sur toute la durée du projet. Ces réunions ont dans l’idéal lieu une fois par mois pour donner une bonne dynamique et éviter au projet de s’enliser ; mais le calendrier peut également être trimestriel ou lié à la clôture d’une phase du projet, selon la méthodologie propre à chaque entreprise.
Comment éviter les quatre erreurs classiques ?
- Transformer le COPIL en réunion du comité de projet
C’est l’un des grands classiques auquel se confronte le comité de pilotage. Une bonne réunion de COPIL doit être préparée à l’avance et contenir seulement les arbitrages à réaliser au sujet du projet. La grande erreur à éviter est donc d’aller dans le détail opérationnel, ce qui appartient plutôt au comité de projet (ou CoPoj). Par conséquent, présenter un diagramme de Gantt détaillé avec les interdépendances des tâches n’est ni le lieu, ni le moment du Copil. Si un planning Gantt est affiché en support, cela devrait être seulement pour apporter des éléments d’éclairage au déroulé du projet et faciliter la prise de décision. Par exemple, il peut être utile lorsqu’il s’agit d’étendre la durée du projet de six à neuf mois. Mais c’est tout.
- Endormir son auditoire
Le comité de pilotage a pour vocation de mettre de l’huile dans les rouages, pas l’inverse. Donc plus la présentation est fluide, mieux c’est. Il est donc déconseillé de lire son support et de l’enrichir de phrases complexes ponctuées de micro détails. Au contraire, le support doit être clair et le verbal dynamique, différent de l’écrit. L’animateur, que ce soit le chef de projet ou le sponsor, doit raconter une histoire avec des mots clés marquants qui vont aider à la prise de décision.
- Pas de sujet ou d’invité surprise
De même, il est fortement déconseillé d’inviter un membre surprise, même s’il fait partie de l’équipe “Métier”, à participer au comité de pilotage. Le comité de pilotage n’est pas une session d’information pour valoriser telle ou telle personne. Cela peut créer des frustrations parmi certains membres du comité et surtout amener une confusion inutile.
- Placer les enjeux personnels au dessus des intérêts du projet
On ne le répètera jamais assez : le comité de pilotage est l’endroit où les décisions sont prises pour favoriser le bon déroulement du projet. Ce n’est donc pas une arène pour régler un différend entre deux visions, deux métiers, deux intérêts qui s’opposent. Si besoin, ces discussions ont lieu en amont. Il est donc fondamental de bien fixer le cadre et les règles de fonctionnement en amont lors du premier COPIL, et si besoin, de les rappeler lors des réunions. Le rôle du chef de projet est ainsi primordial pour veiller à ce que les intérêts du projet soient préservés de tout débordement et c’est pour cette raison qu’il est nécessaire de tout préparer.
Quels sont les trois conseils pour un COPIL réussi ?
1 – Anticiper, structurer et communiquer
Un COPIL se prépare point par point en amont. Tout commence minimum 48 heures avant la date prévue (plus selon les sujets prévus à l’ordre du jour). Le chef de projet et le sponsor identifient les points problématiques et les solutions à proposer, puis ils sollicitent chacun des membres du comité de pilotage pour en discuter. Chaque élément inscrit à l’ordre du jour doit avoir été traité et échangé en amont pour éviter l’effet de surprise et la perte de temps. Ainsi, les objections éventuelles peuvent être parées pour éviter d’émerger pendant la réunion le jour J. Cela permet au chef de projet et au sponsor de préparer le meilleur plan d’action possible.
Ensuite, le sponsor et le chef de projet finalisent ensemble et compilent les différents éléments dans un document qui sera envoyé en support à chacun des membres du COPIL.
2 – Cadrer le déroulé !
Un COPIL a lieu une fois par mois environ et doit durer entre 45 minutes et une heure en moyenne donc ce n’est pas le moment de faire un historique détaillé du projet. Un COPIL qui dure 3 heures envoie le mauvais signal dans son organisation et son fonctionnement. Focus, pragmatisme et simplicité sont les mots à clés à garder en tête lorsque vous préparez un COPIL. L’ordre du jour doit comporter un maximum de 5-6 décisions à prendre (selon la taille du projet) et doit avoir été validé et communiqué à l’avance aux membres du comité. La réunion doit être rythmée et se concentrer sur l’essentiel des décisions et blocages éventuels. Lors de la présentation, le chef de projet ou le sponsor doit animer sa réunion en cadrant les grandes lignes :
- rappel des décisions qui ont été prises ;
- les progrès réalisés avec les chiffres clés adaptés (KPIs) ;
- les points de décision à prendre.
“Un COPIL n’a pas vocation à viser l’exhaustivité. Lors d’un COPIL, on n’aborde que les points qui nécessitent réellement un arbitrage et une décision”, témoigne ainsi Stéphane LAVIELLE, Customer Success manager chez Abraxio (ex-Chef de projet Accenture)
Pour s’assurer d’une bonne gestion du temps, il est même recommandé de désigner un “time keeper” ou gardien du temps qui aurait le droit de mettre fin à une conversation qui s’éternise pour garantir une certaine discipline et faire avancer la réunion.
3 – Gérer la dé-responsabilisation
Il s’agit de bien identifier le rôle du chef de projet qui doit faire preuve de leadership. Son rôle n’est pas de décider ou d’arbitrer car c’est celui du COPIL, mais de s’assurer des bonnes conditions d’un alignement continu entre toutes les parties prenantes du projet. Il doit donc également être garant de la responsabilisation de chacun. Par exemple, si le COPIL n’arrive pas à prendre une décision sur un sujet majeur, il doit consigner par écrit dans le compte rendu qu’il n’y a pas eu de consensus.
Par ailleurs, chaque membre du comité de pilotage prévu initialement doit être présent à la réunion. Si quelqu’un commence à vouloir être remplacé, ce n’est souvent pas bon signe. Cela peut signifier que la personne est en désaccord avec le projet ou qu’elle ne s’y sent pas à sa place. Cette absence peut nuire au bon déroulé du projet et parfois à l’ambiance du comité. Il est donc essentiel de créer un lien avec chacun des membres pour prévenir ce type de risque.
“Quand cela commence à devenir trop politique, il faut revenir à la base.” poursuit Stéphane LAVIELLE.
Quels sont les outils essentiels au bon déroulé du COPIL ?
- Ordre du jour et compte rendu
L’ordre du jour se prépare en règle générale entre 48 heures et 5 jours avant la réunion du comité de pilotage. Selon le projet, il est conseillé d’anticiper un maximum sa préparation pour avoir le temps de consulter chaque membre du comité. Dans l’idéal, les décisions sont déjà prises au moment du comité. L’ordre du jour doit donc comporter un rappel et une analyse du planning prévu, une évaluation des risques, les actions correctives en cours, les décisions prises et celles qui sont à prendre. Tout est communiqué aux participants en amont de la réunion.
Le compte rendu quant à lui, est à envoyer le plus rapidement possible après la réunion, dans les 24 heures, par le chef de projet. Toutes les décisions y sont consignées point par point, y compris les arbitrages éventuels qui n’auraient pas pu être réalisés.
- Un outil de pilotage
Un outil tel que le tableau de bord, qui permet de visualiser facilement le budget, les ressources, le planning, et de comparer les KPIs clés peut être utile à utiliser pendant le comité de pilotage. À cet égard, il est conseillé d’éviter d’ouvrir plusieurs fenêtres en simultané lors de la présentation, le risque de se perdre étant trop grand. Le mieux est de préparer une vue du budget avec les chiffres clés et une vue macro du planning pour donner un aperçu de la progression du projet de manière globale et apporter matière à prendre la meilleure décision.
En conclusion, plus qu’une simple réunion, le COPIL est avant tout un levier de pilotage indispensable au bon déroulement du projet. Bien utilisé, il permet de débloquer des situations critiques et d’éviter les grosses erreurs stratégiques qui pourraient nuire au projet et impacter la performance globale de l’entreprise. Une instance d’autant plus indispensable pour garantir l’alignement continu du projet avec les objectifs poursuivis par l’entreprise.
